Posts Tagged ‘kỹ năng lãnh đạo’

Những Kỹ Năng Sống Cần Thiết

Written by i-Office.com.vn. Posted in Kỹ Năng

“Chất lượng cuộc sống của chúng ta phụ thuộc khá lớn vào việc xung quanh chúng ta có nhiều người thấu hiểu chúng ta hay không”. Nhà tâm lý học Ba Lan Krytyna Skarzyska và “Sự Thành công của mỗi người chỉ có 15% là dựa vào kỹ thuật chuyên ngành, còn 85% là dựa vào những quan hệ giao tiếp và tài năng xử thế của người đó”. Kinixti – Học giả Mỹ

Cuộc sống hiện đại đòi hỏi mỗi cá nhân phải không ngừng cập nhật giá trị và hoàn thiện giá trị của mình. Để tồn tại và phát triển, với bất kỳ ai, việc có công việc làm để đảm bảo sự tồn tại của cuộc sống là vô cùng quan trọng. Đồng thời với đó là yêu cầu học tập, bồi dưỡng, rèn luyện không ngừng để nâng cao chất lượng đời sống đó, để đời sống thực sự là “sống” chứ không là “tồn tại”.

Vậy chúng ta đã làm như thế nào và chúng ta đã nâng cao chất lượng cuộc sống của mình ra sao? Và để có kết quả cuối cùng thực sự tốt đẹp, ta cần bồi dưỡng thêm cho mìnhnhững tố chất gì?

Đó là những câu hỏi mà không phải ai cũng có thể trả lời một cách dễ dàng được.

Có một thực trạng rất dễ nhận ra trong mặt bằng giáo dục, đào tạo ở Việt Nam. Để có một bằng chứng nhận về học tập kiến thức trong nước và quốc tế, với chúng ta, đó không là điều quá khó. Nhưng để có giải huy chương vàng trong các môn thể thao hay bằng sáng chế thì chúng ta khó có thể đứng trong tốp đầu thậm chí là còn rất xa nếu xét trên đấu trường quốc tế.

Có phải chúng ta lười luyện tập hay không?

Chắc chắn không phải như vậy. Đất nước Việt Nam nổi tiếng với truyền thống hiền tài. Sinh ra trong một đất nước vốn xuất phát từ nền nông nghiệp, người Việt Nam đã tôi luyện cho mình một truyền thống ý chí sắt đá, một tinh thần ham học hỏi, một nghị lực quật cường vượt lên hoàn cảnh từ ngàn xưa.

Nhưng tại sao cái ta nhận về chưa thực sự đúng với những ý chí, những tinh thần và những công sức ấy?

Sẽ có rất nhiều nguyên nhân. Nhưng một trong những nguyên nhân căn cốt đó là: việc nhận diện cái cần rèn luyện để trở thành chuyên nghiệp chưa được xác định đúng, cái cần chuyên nghiệp thì không đảm bảo còn cái không cần chuyên nghiệp thì có lẽ rất giỏi. Ví như bạn có thể không biết đá bóng nhưng bạn bình luận bóng đá quả là không thể chê vào đâu được, như vậy bạn đã chỉ mạnh đánh giá, mà quên đi mình đâu có thực hành được. Bạn nấu ăn chẳng đâu vào đâu, nhưng ăn một bát canh nhạt do tay mẹ nấu, thì bạn chê ỏng eo: “Sao canh mẹ nấu chán thế?”, như vậy, bạn đã chứng tỏ bạn rất chuyên nghiệp trong việc chê trách người, nhưng cái quan trọng nhất là chuyên nghiệp trong công việc gia đình và ứng nhân xử thế thì lại không được bạn xây dựng thành ý thức…

Tại Mỹ, từ những năm 1916, người Mỹ đã nhận ra rằng tri thức nhân loại là rất lớn nhưng để thực hành thành thạo và áp dụng, ứng dụng vào cuộc sống thì thường không như mong muốn. Cho nên mỗi người dân lao động tại Mỹ phải đảm bảo thực hành và phải được các tổ chức công nhận là đã qua 13 kỹ năng bắt buộc.

 

kỹ năng cần thiết

13 kỹ năng bắt buộc đó là:

1. Học cách học – Phương pháp học

2. Lắng nghe & Thấu hiểu

3. Thuyết trình & Thuyết phục

4. Giải quyết vấn đề

5. Tư duy sáng tạo & hiệu quả

6. Tinh thần tự tôn

7. Đặt mục tiêu và tạo động lực

8. Phát triển cá nhân và sự nghiệp

9. Giao tiếp thành công

10. Tinh thần đồng đội – TEAM

11. Đàm phán & Thương lượng thành công

12. Đảm bảo hiệu quả tổ chức

13. Lãnh đạo bản thân và tổ chức

 

Vậy kỹ năng con người là như thế nào?

Theo các chuyên gia tâm lý, để sống và làm việc, tất cả các vận động của con người theo bản năng hay có ý thức thì đều xảy ra liên hoàn và liên tục. Ví như hàng ngày bạn không thể ngồi 1 chỗ mà có thể giải quyết được tất cả những công việc liên quan như: ngủ, ăn, vệ sinh, gặp gỡ, trao đổi, hội họp, tư duy, đi lại… Và mỗi một chi tiết nhỏ từ tĩnh đến động hay luân chuyển liên kết đều tạo thành những chuỗi hành động của con người.

Đó là sự tập hợp những vấn đề từ đơn giản đến phức tạp cấu thành. Để làm một việc như đánh răng buổi sáng chẳng hạn thì đầu tiên ta phải đi tới chỗ cần đánh răng sau đó ta lấy bàn chải, bơm thuốc vào bàn chải răng, lấy cốc, vặn mở vòi nước, hứng nước, vặn khóa tắt, đánh răng, súc miệng, nhổ nước vào bồn, rửa mặt rồi lấy khăn mặt và phơi khăn ….

Như vậy để hoàn thành 1 công việc thì ta phải làm hàng chuỗi công việc liên quan đế công việc đó và bổ trợ cho nó.

Trong cuộc sống của chúng ta trong một ngày thì phải giải quyết bao nhiêu vấn đề như vậy? Chắc là vô số vấn đề mà ta không thể đếm được. Những việc ta làm thường theo những thói quen, từ người khác hướng dẫn hay bắt trước người khác làm gì thì mình cũng làm như vậy, thấy được được là ta cho là được và những công việc không cần học và rèn luyện ta cũng có thể hoàn thành. Đó là những việc mà theo các chuyên gia gọi đó là làm theo cảm tính hay bản năng, nhưng có những công việc cần phải đòi hỏi phải có nỗ lực trải nghiệm và phải được dạy, học tập kỹ càng, thậm chí không thể giải quyết một mình mà phải cần có nhiều người hỗ trợ mới thành công được.

Trong thời đại ngày nay, Con người ngày càng nhận thức rất rõ ràng rằng để giải quyết mỗi vấn đề dù là nhỏ nhất thì không thể giải quyết theo cảm tính, những quan điểm cá nhân, mà tất cả những vấn đề dù tĩnh hay động liên quan đến cá nhân hay tổ chức ở mọi góc độ hay cấp độ đều phải được đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp.

Nhưng ở Việt Nam, thực tế ta đã làm điều đó như thế nào? Nếu bạn muốn làm nghề nào thì sẽ có tổ chức đứng ra sẽ đào tạo cho bạn kỹ năng để làm nghề đó, nhưng để đảm bảo cho vận hành nghề thành công thì ngoài kỹ năng nghề được đào tạo cho bạn dù rất giỏi thì cũng chỉ đảm bảo 15% cho sự thành công của bạn còn 85% cho sự thành công của bạn lại cần những kỹ năng khác bổ trợ đó là những kỹ năng sống, kỹ năng lãnh đạo bản thân. Sự thật là rất nhiều người đi học nghề và rất giỏi nghề  nhưng không để ý tới những kỹ năng lãnh đạo bản thân nên vẫn khó có việc làm tốt và ổn định. Có rất nhiều người rất giỏi nghề tuy học vấn của họ không cao nhưng sự trải nghiệm và những kinh nghiệm làm việc của họ rất tốt, rất chuyên nghiệp nhưng cũng chỉ eo hẹp trong phạm vi cá nhân. Nếu họ có đào tạo thì cũng chỉ cho người thân và người nhà của họ chứ không mang tính chất rộng hơn cho cộng đồng. Để cho cộng đồng có thể tiếp cận những kỹ năng sống và kinh nghiệm của người đi trước được nhiều hơn, hiện nay các tổ chức đào tạo tại Việt Nam cũng đã được mở, nhưng mới chỉ dừng lại ở việc dịch vụ và môi giới đào tạo chứ chưa có những giảng viên cơ hữu được đào tạo bài bản về chuyên ngành, chuyên nghiệp đào tạo kỹ năng mềm. Các trung tâm hay công ty đào tạo chỉ triển khai tuyển dụng, kêu gọi học viên và giới thiệu PR các chương trình đào tạo được thiết kế theo nhu cầu rồi mời các giảng viên thỉnh giảng, các chuyên gia trong nước và quốc tế bên ngoài về là giảng viên với chi phí rất hấp dẫn.

Đã đến lúc các tổ chức, các chủ doanh nghiệp và mỗi người chúng ta phải nhận thức rằng ai cũng cần có sự thành công, cống hiến, hạnh phúc trong cuộc sống. Và để đảm bảo tính bền vững của những mong muốn đó thì không thể giải quyết vấn đề, công việc, giao tiếp, hành động… bằng cảm tính, bắt chước, chia sẻ từ người khác được, mà cần có ý thức và quyết liệt hơn về việc trải nghiệm thực tế.

Đã đến lúc chúng ta cần nâng cao kỹ năng sống của bản thân, kỹ năng làm việc của cá nhân trong tổ chức lên tầm chuyên nghiệp hơn để phù hợp vào mọi hoàn cảnh gia đình, tổ chức, cộng đồng xã hội và hòa nhập quốc tế.

10 KỸ NĂNG CỐT YẾU TẠO THÀNH CÔNG TRÊN CON ĐƯỜNG DANH VỌNG

Những bậc thang thăng tiến trên con đường danh vọng phụ thuộc nhiều vào những kỹ năng và khả năng nghề nghiệp mà thị trường lao động đang có nhu cầu cao. Nói chung, những khả năng này phụ thuộc vào những lợi ích của từng cá nhân và mục tiêu mà họ đặt ra. Tuy nhiên, có những kỹ năng mà thị trường lao động ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào cũng có nhu cầu cao. Dưới đây là 10 kỹ năng như vậy do Bộ Lao động Mỹ đã đưa ra:

1. Khả năng giải quyết vấn đề:

Khả năng nhận biết, nghiên cứu và giải quyết vấn đề một cách có hiệu quả được đánh giá rất cao trong các lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh doanh, y tế, khoa học và kỹ thuật.

2. Các kỹ năng về nghề nghiệp – kỹ thuật:

Khả năng lắp đặt, bảo vệ và sửa chữa các thiết bị điện tử và cơ khí được đánh giá cực kỳ cao trong các lĩnh vực kỹ thuật, viễn thông và giao thông vận tải.

3. Khả năng giao tiếp:

Bầu không khí làm việc trong một tổ chức và hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của các mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng của họ

4. Sử dụng máy vi tính và lập trình:

Việc nắm bắt các tính năng của máy vi tính và khả năng sử dụng các tính năng đó tạo nhiều cơ hội cho người lao động trong việc tìm kiếm việc làm tốt.

5. Khả năng sư phạm:

Dòng thông tin vô tận đã làm tăng nhu cầu về giảng viên và những người hướng dẫn có khả năng sư phạm cao, đặc biệt trong các lĩnh vực giáo dục, dịch vụ công cộng và dịch vụ xã hội, thương mại và quản lý.

6. Khả năng về khoa học và toán học:

Khả năng về toán học có ý nghĩa rất lớn quyết định đến thành công trong các lĩnh vực y tế, kỹ thuật và khoa học.

7. Quản lý tiền bạc:

Nhu cầu về các nhà môi giới đầu tư, kế toán và những người làm công tác xã hội là vô tận.

8. Quản lý thông tin:

Thông tin hiện nay là nhân tố cực kỳ quan trọng ở tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế. Nhu cầu sẽ ngày càng tăng đối với các nhà phân tích hệ thống, các chuyên gia trong các lĩnh vực công nghệ thông tin và các nhà điều hành các cơ sở dữ liệu.

9. Ngoại ngữ:

Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, thì việc nắm bắt các ngoại ngữ “nóng”, như tiếng Nga, tiếng Nhật, tiếng Trung và tiếng Đức, có thể làm tăng đáng kể cơ hội tìm kiếm việc làm tốt và thăng tiến.

10. Quản trị kinh doanh:

Hiện thị trường có nhu cầu rất cao đối với những kỹ năng quản lý, bao gồm quản lý nhân sự, quản lý hệ thống, quản lý các nguồn lực và tài chính, việc nhạy bén nắm bắt được những nhu cầu của người tiêu dùng và có khả năng biến các tri thức đó thành tiền.

Có những điều bạn nghĩa rằng nó sẽ làm bạn tốt hơn nhưng thực chất lại không phải vậy…

1. Không nên giấu diếm cảm xúc của mình quá nhiều.

Bạn nghĩ rằng mọi người sẽ yêu quý bạn hơn nếu lúc nào nụ cười cũng thường trực trên khuôn mặt bạn. Đôi khi điều đó là đúng, người ta sẽ thấy bạn là một người đáng yêu, lạc quan và dễ gần. Nhưng nếu phải giả tạo quá nhiều như vậy, bạn sẽ tự mang đến cho mình sự mệt mỏi. Và chuyện cười cả ngày sẽ biến bạn thành một người bị chai sạn cảm xúc. Tốt nhất là hãy thể hiện rõ tình cảm thật của mình, hãy buồn khi bạn buồn, hãy khóc khi bạn muốn khóc, và gào lên khi bạn sợ hãi. Đừng bao giờ đeo cái mặt nạ cho mình bởi nếu bạn làm như vậy thì bạn cũng sẽ chỉ nhận được những nét mặt tương tự mà thôi.

 kỹ năng sống

2. Không nên tỏ ra quá thận trọng:

Tất nhiên biết thận trọng là tốt nhưng để thận trọng thành rón rén thì hỏng hẳn. Bạn đang muốn đi làm thêm nhưng lại sợ không biết mình có đủ khả năng hay không? Bạn không dám kêu khi thấy một tên cướp đang móc ví của người bên cạnh mình vì sợ nó….. đánh mình. Bạn thấy mình có khả năng thiết kế nhưng không dám đi thi vì sợ. …trượt. Nếu thận trọng kiểu đó thì chắc chắn bạn không thể đạt được thành công và cũng không được nếm trải cảm giác thử thách. phải mạnh dạn hơn và làm bất kỳ việc gì khi có cơ hội. Hãy tập ngã trước khi biết đứng vững.

 

3. Không nên xây dựng quá nhiều tham vọng

Bạn muốn là người thật thành công, bạn muốn có thật nhiều tiền, bạn muốn đạt được những địa vị thật cao trong xã hội, bạn muốn có mọi thứ và bạn cắm đầu theo đuổi những tham vọng xa vời đó. Bạn có hiểu thành công nghĩa là gì không? Thay vì cố gắng giành được mọi thứ, bạn hãy cố gắng đạt được những gì thích hợp và tốt nhất cho bản thân bạn. Điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại? Hãy tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng bước một. Chúng ta có thể làm được bất kỳ việc gì nhưng không có nghĩa là chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc, hai khái niệm đó hoàn toàn khác nhau đấy.

 

5. Không nên quá xét nét bản thân mình

Bạn luôn lo lắng cho rằng mình kém cỏi nhất quả đất, bạn cảm thấy ai cũng hơn mình, đôi khi bạn cảm thấy mình thật vô dụng và sự có mặt của bạn quả là thừa thãi. Đây là một trong những cách tự giết mình hiệu qủa nhất. Hãy hiểu rằng ai cũng có cá tính và tài năng riêng của mình. Vấn đề bây giờ là bạn phải phát huy và chứng tỏ nó cho mọi người thấy, chứ không phải rầu rĩ và buông xuôi như vậy. Nếu bạn không yêu bản thân bạn thì sẽ chẳng ai yêu bạn đâu. Thứ duy nhất hoàn toàn thuộc về bạn chính là bạn thân bạn. Hãy giữ gìn và làm cho mọi người cảm thấy nó tuyệt vời thế nào nhé.

 

6. Và những gì bạn nên ghi vào bộ nhớ:

_ Nên yêu quý và tự đối xử tốt với bản thân giống như đối xử với những người bạn yêu quý.
_ Hãy đối xử với mọi người theo cách mà bạn muốn mọi người đối xử lại với mình.
_ Không phải quá cổ hủ nhưng bạn cũng đừng bỏ qua những gì thuộc về truyền thống, hãy biết kính trọng những người hơn tuổi mình.
_ Dành thời gian chú ý đến sức khoẻ của mình.
_ Ba điều trong đời bạn khi đã đi qua không bao giờ lấy lại được:

+ Thời gian
+ Lời nói
+ Cơ hội.
_ Ba điều trong đời bạn không được đánh mất:

+ Sự thanh thản
+ Hy vọng
+ Lòng trung thực.
_ Ba thứ có giá trị nhất trên đời:

+ Tình yêu
+ Sự tự tin
+ Bạn bè.

 

_ Ba thứ trong đời không bao giờ bền vững được:

+ Giấc mơ
+ Thành công
+ Tài sản
_ Ba điều làm nên giá trị một con người:

+ Siêng năng
+ Chân thành
+ Thành đạt.
_ Ba điều làm hỏng một con người:

+ Rượu
+ Sự tự cao
+ Cơn giận dữ.
7. Người thành công và người thất bại:

Người thành công biết chính xác những gì mình muốn, tin tưởng vào khả năng của mình và sẵn sàng cống hiến hết thời gian của cuộc đời để đạt được điều đó. Người thất bại không có mục đích cụ thể cho cuộc sống, luôn tin rằng mọi thành công đều là kết quả của vận may và chỉ thật sự bắt tay vào việc khi có sự tác động từ bên ngoài.

Người thành công có khả năng ảnh hưởng đến những người xung quanh và hợp tác với họ trong thái độ thân thiện. Người thất bại tìm thấy khuyết điểm của mình ở người khác.

 Người thành công chỉ bày tỏ ý kiến về những điều mình biết và họ hoàn toàn có thể thực hiện điều đó một cách rất khôn ngoan. Người thất bại phát biểu ý kiến về mọi vấn đề mà họ chỉ biết chút ít hoặc hoàn toàn không có một chút kiến thức gì về chúng.

 Người thành công dung hoà quan hệ với tất cả mọi người mà không quan tâm đến lợi ích đạt được. Người thất bại chỉ nuôi dưỡng quan hệ với những ai mà từ đó họ sẽ có những thứ mà họ muốn.

 Người thành công luôn trao dồi kiến thức và mở rộng lòng khoan dung. Họ sống hướng đến quyền lợi chung của cộng đồng. Người thất bại có trí tuệ hạn chế, sự vị kỷ chiến thắng lòng vị tha. Vì vậy họ tách khỏi những cơ hội thuận lợi và mối quan hệ thân thiện với xã hội.

 Người thành công theo kịp thời đại và xem đây là một trách nhiệm quan trọng để biết được điều gì đang diễn ra. Người thất bại chỉ quan tâm đến bản thân với những nhu cầu trước mắt và bất chấp mọi thứ để thực hiện, không cần biết đó là điều tốt hay xấu.

BÍ QUYẾT TRỞ THÀNH MỘT NHÀ LÃNH ĐẠO THÀNH CÔNG

Written by i-Office.com.vn. Posted in Nhân Sự

BÍ QUYẾT TRỞ THÀNH MỘT NHÀ LÃNH ĐẠO THÀNH CÔNG

(i-office.com.vn)Thực tế cho thấy những kỹ năng và nghệ thuật cần thiết để lãnh đạo tổ chức của bạn đi theo đúng hướng có thể chỉ rất đơn giản, và bất kỳ ai cũng có thể học hỏi, phát triển nếu có quyết tâm

Cựu đệ nhất phu nhân Mỹ Eleanor Roosevelt đã từng nói: “Một nhà lãnh đạo tốt là người biết truyền cảm hứng cho những người khác để họ có niềm tin vào nhà lãnh đạo. Một nhà lãnh đạo xuất sắc là người biết truyền cảm hứng cho những người khác để họ có niềm tin vào chính bản thân họ”. Thế nhưng để trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc không phải là điều dễ dàng. Làm thế nào để dẫn dắt thành công tổ chức của mình vượt qua được những thăng trầm trong giai đoạn đầu khởi nghiệp là một trong những thách thức lớn nhất mà một người chủ doanh nghiệp có thể phải đối mặt.

Theo John C. Maxwell – chuyên gia nghiên cứu hàng đầu về lĩnh vực lãnh đạo, tác giả của cuốn “21 Quy tắc Lãnh đạo không thể bác bỏ” (Nhà xuất bản Thomas Nelson ấn hành năm 1998) và “Phát triển Nhà lãnh đạo trong chính bạn” (Nhà xuất bản Thomas Nelson ấn hành năm 1993), lãnh đạo là một trong những lĩnh vực quan trọng then chốt mà rất nhiều doanh nhân thường không chú ý tới.

Maxwell nói: “Bạn làm việc cực nhọc để phát triển sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Bạn nỗ lực hết mình để giải quyết những vấn đề về tài chính cho công ty bạn. Bạn làm mọi việc để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn tới thị trường. Nhưng bạn lại không chú tâm thích đáng đến việc làm thế nào để lãnh đạo nhân viên của bạn và tìm kiếm được những nhân viên giỏi nhất”.

Thực tế cho thấy những kỹ năng và nghệ thuật cần thiết để lãnh đạo tổ chức của bạn đi theo đúng hướng có thể chỉ rất đơn giản, và bất kỳ ai cũng có thể học hỏi, phát triển nếu có quyết tâm. Dưới đây là 10 bí quyết giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo thành công.

1. Hãy tạo dựng một đội ngũ cán bộ tận tụy

Nhân viên của bạn phải tận tụy với bạn và với công ty. Những doanh nhân thành đạt không chỉ giỏi về giao tiếp xã hội và kinh doanh, mà còn có bí quyết để thuê tuyển nhân viên một cách hiệu quả. Theo Harvey Mackay, bậc thầy giảng dạy về nghệ thuật lãnh đạo, tác giả của cuốn “Bơi cùng cá mập mà không bị ăn tươi nuốt sống” (Ivy Books, 1995): “Chỉ đơn thuần là một ý tưởng kinh doanh lớn thì không đủ. Bạn phải có khả năng nhận diện, thu hút và giữ chân nhân tài-những người có thể giúp bạn biến ý tưởng thành thành công thực sự”.

Khi tạo dựng đội ngũ nhân viên của mình, hãy tìm kiếm những người có giá trị đồng hành với mục đích và sứ mệnh của công ty. Suzanne Bates- một nhà tư vấn về nghệ thuật lãnh đạo, tác giả của cuốn “Hãy nói như một CEO” (McGraw Hill, 2005) cho rằng những nhân viên của bà luôn sát cánh bên nhau trong giai đoạn khó khăn nhất của thời kỳ suy thoái bởi vì họ đều tin tưởng vào điều mà họ đang làm. Theo bà: “Việc có những con người ngoan cường và thẳng thắn trong đội ngũ nhân viên của bạn là một việc vô cùng quan trọng”.

2. Luôn cởi mở, chú trọng việc giao tiếp

Đây là một điều thực sự quan trọng. Ngay cả trong một đội ngũ chỉ bao gồm từ 5 tới 10 người, khó mà có thể biết được điều gì đang diễn ra đối với tất cả mọi người. Nhằm khai thác sức mạnh giao tiếp, hàng tuần Bates tổng hợp một bản tin cập nhật trong tuần mà bà gọi là “Dự báo Ngày thứ sáu” và gửi qua email cho nhân viên của mình.

Bà nhận xét: “Nhân viên của tôi luôn luôn ngạc nhiên về tất cả những tin tốt mà tôi gửi cho họ mỗi tuần. Nó khiến mọi người cảm thấy bạn thực sự có rất nhiều động lực để cống hiến, ngay cả trong những giai đoạn khó khăn”.

3. Đừng giả định điều gì

Khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể nghiễm nhiên cho rằng đội ngũ nhân viên của bạn hoàn toàn hiểu được mục tiêu và sứ mệnh của công ty- và thực tế có thể là như vậy. Nhưng vẫn cần phải nhắc nhở mọi người về cái đích mà công ty đang hướng tới và triển vọng sẽ như thế nào nếu đạt được mục tiêu. Nhân viên của bạn có thể hỏi: “Triển vọng của tôi khi đó là gì”. Một điều hết sức quan trọng là bạn phải vẽ lên bức tranh về tương lai cho nhân viên của mình. Hãy dành thời gian để thực sự hiểu về những con người đang giúp bạn gây dựng công ty của mình.

Theo Beverly Flaxington, người sáng lập The Collaborative- một công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn doanh nghiệp ở Medfield, Mass: “Các ông chủ doanh nghiệp có tầm nhìn, có nhiệt huyết, và họ thành lập doanh nghiệp để biến tầm nhìn và nhiệt huyết của họ thành hành động. Nhưng họ thường giả định về nhân viên quá nhiều. Họ thường nghĩ nhiệt huyết của họ sẽ dễ dàng lan truyền sang những người khác – nhưng thực tế không phải như vậy. Bạn phải đưa mọi người vào thế giới của mình và hết sức chủ động trong giao tiếp”.

4. Hãy trung thực và đáng tin cậy

Theo Faxington, các nhà lãnh đạo tốt thường truyền dẫn tính cách và niềm tin của họ vào tổ chức. Bà nói: “Nếu bạn là chính bạn, không cố gắng hành động như một người nào khác, và tập hợp quanh bạn những người cùng chia xẻ các giá trị với bạn, doanh nghiệp của bạn sẽ có nhiều khả năng thành công hơn”.

Theo Faxington: “Các doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng và mỗi ông chủ doanh nghiệp lại có những tính cách riêng. Nếu bạn trung thực và đáng tin cậy, bạn sẽ thu hút được những người bạn cần cho tổ chức của mình, bao gồm cả nhân viên và khách hàng.”

5. Biết được những trở ngại của mình

Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều lạc quan và chắc chắn rằng họ đang tiến thẳng tới mục tiêu của họ. Nhưng theo Flaxington, một nhà lãnh đạo nếu không dành thời gian để hiểu rõ những trở ngại của mình sẽ trở thành nhà lãnh đạo thiển cận.

Theo bà: “Bạn cần biết bạn đang chống lại cái gì và bạn phải có khả năng lên kế hoạch xung quanh những việc này. Sẽ là điên rồ nếu nghĩ rằng chỉ bởi vì bạn có nhiệt huyết và năng lượng là bạn sẽ có thể chinh phục tất cả. Sẽ thông minh hơn nhiều nếu lùi lại một bước và nghĩ xem bạn đang phải đối mặt với những trở ngại gì, và tính đến những trở ngại này khi lập các kế hoạch hành động”.

6. Tạo ra một Hiến chương cho tổ chức

Theo Ken Blanchard, đồng tác giả của cuốn sách “Giám đốc một phút” (William Morrow & Co., 1982), đồng thời là nhà sáng lập The Ken Blanchard Cos., một công ty chuyên về đào tạo kỹ năng lãnh đạo và xây dựng nơi làm việc, quá nhiều tổ chức mới vội vã lên đường đua trước khi họ kịp xác định họ là ai, họ định đi về đâu, với chiến lược nào. Nếu chỉ gọi một tập hợp người là một tổ chức và giao cho họ một nhiệm vụ rõ ràng thì không có gì đảm bảo là tổ chức đó sẽ thành công.

Theo Blanchard, “Điều quan trọng là tạo ra một loạt các đồng thuận về những mục tiêu một tổ chức phải hoàn thành, chỉ rõ tại sao những mục tiêu này lại quan trọng và tổ chức này cần phối kết hợp như thế nào để đạt được những kết quả mong đợi. Hiến chương của một tổ chức sẽ đóng vai trò như là một bản ghi chép các thỏa thuận chung và có thể được sửa đổi cùng với sự lớn mạnh của tổ chức hoặc khi tổ chức cần có sự thay đổi”.

7. Hãy tin vào nhân viên của mình

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải giúp nhân viên của mình phát triển niềm tin, đặc biệt là trong những giai đoạn khó khăn. Như Napoleon Bonaparte đã từng nói “Các nhà lãnh đạo là những người kiến tạo hy vọng”. Theo Maxwell, niềm tin mà những người nhân viên có được một phần bắt nguồn từ chính sự tin tưởng của nhà lãnh đạo vào họ. Ông nói: “Tôi nghĩ về nhân viên của tôi như những người ưu tú nhất, tôi đối xử với họ như những người ưu tú nhất, và kết quả là họ cố gắng làm việc và đạt thành tích như những người ưu tú nhất”. Ông cũng nhắc nhở: “Nhưng chỉ tin vào nhân viên của mình thôi thì chưa đủ. Bạn phải giúp họ chiến thắng”.

8. Đừng tiết kiệm những lời khen

Theo Mackay, một nhân viên bán hàng giỏi là người biết thứ âm thanh ngọt ngào nhất trên thế giới là gì. Đó chính là âm thanh về tên của họ phát ra trên đôi môi của ai đó. Thế nhưng quá nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp lại lầm tưởng rằng đó là tiếng sột soạt của tiền mới in hay tiếng ngã huỵch của đối thủ cạnh tranh.

Theo Mackey: “Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp quá say sưa với những ý tưởng của chính mình mà không biết phân phát lời khen. Một tiền vệ xuất sắc là người luôn biết yểm trợ tốt cho hàng phòng thủ của anh ta”.

9. Giữ cho nhân viên của bạn luôn bận rộn và hứng thú với công việc

Theo Stephen Covey – một chuyên gia về nghệ thuật lãnh đạo, tác giả của cuốn “Bảy thói quen của những người thành đạt” (Free Press, 1989), các nhà lãnh đạo xuất sắc thường giao những nhiệm vụ mang tính thách thức cho nhân viên của mình và làm cho họ hứng thú với những nhiệm vụ này. Ông nêu ví dụ về một cửa hàng pizza nhỏ ở một thị trấn tầm trung mà có thể đánh bại cả một chuỗi cửa hàng đồ ăn nhanh lớn về doanh số bán. Theo ông, sự khác biệt lớn giữa chuỗi cửa hàng và cửa hàng bánh pizza nhỏ này chính là nhà lãnh đạo.

Theo lời kể của ông Covey, cứ tuần nào cũng vậy, người chủ cửa hàng bánh pizza nhỏ lại tập hợp những nhân viên ở tuổi thiếu nhi của ông ta lại và hỏi họ một cách hào hứng: “Tuần này chúng ta có thể làm gì mà chúng ta chưa bao giờ làm trước đây?” Bọn trẻ thường ưa thích thách thức. Chúng bắt đầu nhắn tin cho tất cả bạn bè chúng mỗi khi có một loại bánh pizza đặc biệt được bán. Chúng mang máy quẹt thẻ tín dụng ra tận lề đường để khách đi xe máy, ô tô đi qua có thể mua pizza ngay trên phố. Chúng chở bánh pizza nóng trên xe tải để mang bánh tới bán tại các điểm vui chơi của trường. Và thế là tiền cứ đổ về và người chủ cửa hàng không bao giờ phải lo lắng về vấn đề nhân viên bỏ việc”.

10. Hãy bình thản

Theo Mackay, học giả đến từ Minneapolis: “Một người đứng đầu doanh nghiệp phải biết trấn an nhân viên không phản ứng quá mức với những tình huống nhất thời”. Điều này đặc biệt quan trọng ở thời điểm hiện nay, khi mà tin tức về môi trường kinh tế khó khăn đang lan truyền khắp mọi nơi.

Ông nói: “Kể từ năm 2008, các phương tiện truyền thông chỉ nhai nhải các tin tức xấu. Nhưng hay nhìn những gì mà các công ty và tên tuổi sinh ra chính từ trong suy thoái như iPod, GE và Federal Express đã đạt được”.

Đọc thêm bài viết liên quan đến dịch vụ cung cấp nhân sự hiệu quả tại đây

Nguồn từ tuyendung.com.vn

Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian

Written by i-Office.com.vn. Posted in Kỹ Năng

QUẢN LÝ THỜI GIAN

 Thời gian là quý báu cho nhà lãnh đạo. Dù ở trong công việc nào, bạn vẫn phải biết quản lý thời gian của mình. Không có khác biệt nào giữa các cấp lãnh đạo. Làm quản lý thường là giao việc cho người khác. Dù vậy, bạn không thể tổ chức giao việc hiệu quả nếu bạn không tự mình tổ chức cho mình. Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn.

Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất.

Cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay trong công việc. Bạn phải suy tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian có được.

Bạn cần xác định và phân tích việc sử dụng của bạn hiện nay. Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những điều ngăn trở thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực tế có thể giúp bạn khắc phục. Sau cùng, đề nghị bạn lập ra một phương án riêng, trong đó bạn sẽ quản lý thời gian của mình một cách đều đặn.

Quản lý thời gian

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian bạn đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. Muốn tổ chức với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục

–          Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

–          Giảm căng thẳng (stress)

–          Tăng hiệu quả

–          Tăng niềm vui trong công việc

–          Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

–          Tăng “thời gian riêng tư ” cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ giải trí.

Năm chữ << A >> trong quản lý thời gian hiệu quả

sơ đồ 1

SƠ ĐỒ ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN

 

1. AWARE : Nhận biết : để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. Sau đó sắp xếp ưu tiên

2. ANALYSE : Điều cần làm

3. ATTACK : Ăn cắp thời gian ® loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian của mình.

4. ASSIGN : Lập thứ tự ưu tiên

5. ARRANGE : Hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch

6. SAVE TIME, BETTER USE : Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn

 

1. Awareness : Nhận biết

Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.

2. Analysis : Phân tích điều cần làm.

Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại / những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì để tốt hơn.

3. Attack : Ăn cắp thời gian (TG)

Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu.

4. Asignment : Lập trật tự ưu tiên

Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian”, bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở.

Cần làm những việc này một cách đều đặn.

5. Arrangement : Sắp đặt kế hoạch

Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn cần phải có kế hoạch thông minh.

Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn năm giai đoạn này :

1. AWARE : Nhận biết

Trước hết cần phải hiểu rõ chính bạn để có thể hoàn thiện việc quản lý thời gian. Một, bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân và công việc (hay các trọng điểm) : sẽ đi đâu và muốn thế nào. Hãy viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng ở đó.

Hiệu quả quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát : tự kiểm soát và kiểm soát công việc. Tự kiểm soát là do hiểu biết chính mình : ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách nhìn sự việc theo tổng quan hay chi tiết. Kiểm soát công việc là hiểu rõ công việc tức là tổ chức và vai trò trong tổ chức ấy. Vì là lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích chính của cơ quan. Người ta sẽ đánh giá bạn qua sự hiểu biết này.

Khi đề ra mục đích và trọng tâm, bạn đã thấy đâu là điều quan trọng thật sự. Hãy nghĩ về con người bạn muốn tạo nên. Bạn hướng sự nghiệp về đâu ? Cơ quan bạn cần đạt được điều gì ?

Để làm rõ mục đích không phải là chuyện dễ dàng. Bạn biết sơ qua những liên quan đến mục tiêu. Nhưng còn phải đưa ý tưởng mình ra ánh sáng. Hãy làm như sau :

  • Quan trong / Ưu tiên :

Hãy tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc (sự nghiệp / kinh doanh). Nhớ phải giữ thế cân bằng. Nếu bạn quyết định lấy bằng đại học, cùng lúc muốn dạy con bạn bơi lội và chơi lướt ván buồm tất cả các thứ một lúc thì xin bạn hãy suy xét lại. Mọi mục tiêu đều quan trọng nhưng phải xác định cái nào quan trọng hơn trong thời điểm hiên tại :

Mức độ quan trọng tạm thời có thể hoán chuyển khi một vài trọng điểm đã hoàn tất / các ưu tiên có thay đổi.

  • Kinh nghiệm quá khứ :

Hãy nhớ lại những chuyện đã làm hoặc xảy ra mà bạn cảm thấy “hài lòng” : lúc nào bạn đã thành công. Có lẽ bạn mừng cho sự thăng chức trong vị trí hiện nay.

Về cá nhân, khi mua nhà mới hoặc đi nghỉ hè với bạn thân đều đem lại niềm sung sướng. Nếu cảm nhận sự hài lòng ở đâu thì điều quan trọng cũng ở ngay đó vậy.

  • Thực tế : (khi xác định mục tiêu)

Mục đích phải thực tế. Nếu chỉ cao 1,45 m mà ước mong là ngôi sao trong đội bóng rổ chuyên nghiệp thì bạn viễn vông lắm đấy.

  • Rõ ràng :

Mục đích cần rõ ràng, hợp lý và có hạn định. Hãy nghĩ làm thế nào đạt mục đích và lên kế hoạch thực hiện.

  • Viết ra giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót)

Hãy viết ra giấy những ý tưởng của bạn. Đừng lừa dối chính mình khi cho là có thể nhớ trong đầu các mục đích đa dạng của bạn.

Chúng ta đang nói đến những mục tiêu dài lâu cả đời người.

Hơn nữa, khi ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng. Khi viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não.

Bảng sau đây sẽ cho bạn biết về các điều trên. Bạn sẽ học cách thiết lập, sắp xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng về mục đích đề ra.

Còn những điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn : tư cách, thói quen và giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên thì có ảnh hưởng đến thời gian của bạn là : bạn có thể đã nói đi nói lại mười lần cùng một thứ cho mười người khác nhau. Thực ra chỉ cần một lời nhắn ngắn gọn là đủ.

Khó làm thay đổi thói quen nhưng làm vẫn được. Còn có trách nhiệm công việc liên quan đến thời gian của bạn. Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin là quan trọng. Có khi là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích lắm nhưng phải chịu đựng. Đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không thể tránh được. Bạn hãy giữ cho quân bình giữa điều quan trọng trong công việc và những bổn phận áp đặt lên bạn. Hãy làm rõ trách nhiệm của bạn.

 

 

TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN :

Chịu trách nhiệm về những ai ?

Mức độ trách nhiệm đối với họ ?

Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng ?

Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào ?

Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào ?

Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài ?

Tôi có phải phát huy sáng kiến ?

Tôi được quyền hạn gì ?

Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao ?

Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào ?

Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì ?

Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra ?

Có thể liệt kê thêm nữa nhưng khi trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn định hình được trách nhiệm của mình.

2. ANALYSE : Phân tích

Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian. Để kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết dùng nó thế nào ?

Có vẻ như đơn giản, nhưng phần lớn các lãnh đạo lại không thể nói cho bạn biết chi tiết họ đã dùng thời gian trong ngày hay trong tuần như thế nào.

Bạn cần sử dụng thời gian của mình. Cần phân tích rõ cách sử dụng sau khi biết rõ mình phải làm gì. Hãy mổ xẻ thì giờ trong ngày và xem xét, tự hỏi : Tôi dành thời gian bao lâu để họp hành ? Tôi đã làm công việc của người khác mất bao lâu ? Hãy biết rõ thực sự bạn đang làm điều gì ?

Nhật ký / Tự đánh giá :

Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày của Dũng” như ở đây / có mẫu khác rõ ràng hơn. Hãy sắp xếp công đoạn làm việc theo từng 5, 10, 15 / 30 phút.

Mẫu tự đánh giá : (Một thí dụ)

 

THỨ HAI

Giờ                                                       Công việc

7h30 – 8h00         …………………………………………………………………………………………….

8h00 – 8h30        …………………………………………………………………………………………….

8h30 – 9h00        …………………………………………………………………………………………….

9h00 – 9h30        …………………………………………………………………………………………….

9h30 – 10h00      …………………………………………………………………………………………….

10h00 – 10h30    …………………………………………………………………………………………….

10h30 – 11h00    …………………………………………………………………………………………….

11h00 – 11h30    …………………………………………………………………………………………….

11h30 – 12h00    …………………………………………………………………………………………….

12h00 – 12h30    …………………………………………………………………………………………….

12h30 – 13h00    …………………………………………………………………………………………….

13h00 – 13h30    …………………………………………………………………………………………….

13h30 – 14h00    …………………………………………………………………………………………….

14h00 – 14h30    …………………………………………………………………………………………….

14h30 – 15h00    …………………………………………………………………………………………….

15h00 – 15h30    …………………………………………………………………………………………….

15h30 – 16h00    …………………………………………………………………………………………….

16h00 – 16h30    …………………………………………………………………………………………….

16h30 – 17h00    …………………………………………………………………………………………….

17h00 – 17h30    …………………………………………………………………………………………….

17h30 – 18h00    …………………………………………………………………………………………….

 

Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn sắp đặt. Cần nhất là bạn phải biết mình đang thực sự làm điều gì lúc này. Đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu trong vài ngày liền ít nhất 3 lần trong năm. Bạn hãy tập ghi chép lại công việc của mình. Làm như thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và đặt điều quan trọng nhất bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu.

Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Để có ích lợi hơn, chúng ta hãy thực hiện một khoảng thời gian biểu trọn ngày. Bạn càng chi tiết càng tốt và liệt kê công việc và thời gian thực hiện.

Thí dụ :  Ngày của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau :

Ngày của Dũng

Ngày thứ ba, 23/3

Giờ

Công việc

Tham gia

7.30-7.41

Uống cà phê, đọc báo

Tôi

7.41-7.44

Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo

7.44-7.50

Đến phòng thư ký tìm tư liệu

Tôi

7.50-7.53

Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu

Hiền

7.53-7.56

Sơn ghé vào xác nhận cuộc họp

Sơn

7.56-8.00

Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết

Hiền

8.00-8.02

Điện thoại từ nhà gọi đến

Lan (vợ tôi)

8.02-8.16

Làm việc về bản báo cáo năm

Tôi

8.16-8.18

Điện thoại từ chi nhánh số 5. Nhắc lấy dữ liệu.

Nhắc Hiền đưa dữ liệu cho Lý

8.18-8.23

Nhận điện thoại từ Hiền

Hiền

8.23-8.29

Làm tiếp bản báo cáo

Tôi

8.29-8.47

Tuấn ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa

Tuấn

8.47-8.49

Điện thoại yêu cầu của Bộ

Bộ

8.49-8.54

Hai gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94.

Hai, Tuấn

8.54-9.01

Làm tiếp bản báo cáo

Tôi

9.01-9.07

Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch

Minh

9.07-9.21

Xem lại kế hoạch cho năm sau

Tôi

9.21-9.23

Phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị

Phúc

9.23-9.30

Lập chương trình họp

Tôi

9.30-9.34

Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn đọng và than phiền về cấp trên. Buổi gặp mặt được sắp xếp với anh ta cho buổi chiều.

Hùng

9.34-9.52

Nghỉ giải lao và dùng cà phê

Những người khác

9.52-l0.01

Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp

Tôi

10.01-10.20

Đi đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng nghiệp

Những người khác

l0.20-10.25

Chờ mọi người đến dự họp

Những người khác

10.25-11.32

Điều hành cuộc họp về kế hoạch phát triển năm tới

Những người khác

11.32-13.05

Ăn trưa

Những người khác

13.05-13.20

Đi dạo tán gẫu với các đồng nghiệp

13.20-13.30

Chuẩn bị cho cuộc họp với Hùng

Tôi

13.30-13.37

Hùng đến, buổi họp bắt đầu

Hùng

13.37-13.41

Thư ký của phó chủ tịch hội đồng điện thoại về việc chậm trễ trả lời thư.

Thư ký phó chủ tịch hội đồng

13.41-13.44

Gọi điện cho Kim nhắc đến lá thư.

Kim

13.44-13.52

Tiếp tục cuộc thảo luận với Hùng

Hùng

13.52-13.55

Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng đang cãi nhau với người quản đốc.

Người khác

Tôi

13.55-14.00

Bảo Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng

Hùng

14.00-14.24

Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta để giúp họ giải quyết vấn đề. Sắp xếp buổi gặp mặt.

Thắng và người quản đốc

14.24-14.35

Ký, các lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông báo nội bộ.

Hiền

14.35-14.39

Điện thoại của con hỏi xin tiền

Hiếu

14.39-14.47

Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài lá thư

Hiền

14.47-15.15

Dùng cà phê giải lao

Người khác

15.15-15.36

Thảo luận về những số liệu cho năm tới với các quản đốc.

Các quản đốc

15.36-15.38

Hai gọi điện báo cô ấy phải về nhà vì bệnh

Hai

15.38-15.46

Tiếp tục cuộc thảo luận

Các quản đốc

15.46-15.49

Ở nhà gọi điện bảo lúc về đón con gái Mai ở trường

Lan (vợ)

15.49-16.07

Phi ghé vào nói về việc đề bạt thăng chức

Dời phần còn lại của cuộc thảo luận cho đến ngày mai

Phi

Các quản đốc

16.07-16.20

Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi

Phi

16.20-16.22

Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai

Lan

16.22-16.32

Thu dọn đồ: số liệu năm sau, bản báo cáo và dụng cụ chơi tennis.

 

Bài tập :

Bạn là đồng nghiệp và là một người bạn thân của ông Dũng. Ông Dũng rất không hài lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày làm việc lộn xộn như vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông ta yêu cầu bạn cho một vài lời khuyên nhằm cải thiện việc sắp xếp thời gian của ông ta. Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng đã sử dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn. Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta.

Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau :

1)      Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?

2)      Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất ?

3)      Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian ?

4)      Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ?

5)      Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?

Sơ đồ 2

Ngày của Dũng

(Sau khi phân tích)

Loại công việc

Động tác

Thời lượng (phút)

% Tổng số thời gian

Chuyên môn

7

139

27,5%

Cấp bách

5

41

8,1%

Thường xuyên

25

165

32,6%

Cá nhân

11

161

31,8%

Dũng sắp xếp công việc của mình như sau :

Chuyên môn (C) : Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo.

Cấp bách (không dự báo trước được) (CB) : Việc cần làm ngay như bất đồng cá nhân, quyết định cấp bách.

Thường xuyên (T) : Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên.

Cá nhân (CN) : Việc riêng như gia đình, giải lao.

Trong mỗi phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN. Sau đó cộng hết thảy động tác của từng loại.

Nhìn chung sẽ thấy Dũng mất nhiều thời gian cho những việc không quan trọng. Việc hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc. Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường bị lôi cuốn vào những chuyện lung tung, nhất thời và giai đoạn hoặc mất liên tục trong công việc.

Nói thực, bạn sẽ khó tìm được cách giải quyết thỏa đáng cho những điều quan trọng. Có khi bạn bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải trả lời điện thoại, khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng nghĩa với hiệu suất và cho như vậy là làm việc siêng năng. Không phải thế đâu Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, ấy là vì họ đã có thể không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

Nếu bạn giống như họ, bạn sẽ mất nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả.

3. ASSIGN : Lập trật tự ưu tiên

Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại như sau :

  • Kiểm soát được / Chủ động
  • Quan trọng
  • Khẩn trương
  • Giao cho ai khác
  • Kiểm soát được / chủ động :

Hãy tự hỏi mình có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc ? Cần bổ sung gì cho công việc. Nếu bạn chú tâm vào những việc không liên quan trực tiếp hoặc của người khác đang làm tốt hơn thì bạn đã mất thời gian.

Công việc nào tự bạn làm lấy ? Việc nào do người khác đề nghị ? Hãy xem lại khung thời gian biểu của mình và chọn ra. Tính điểm khả năng chủ động của bạn theo cách sau :

(điểm 0 đến 6)

0 : Không kiểm soát được trong công việc

3 : Bạn có kiểm soát một phần trong công việc

6 : Kiểm soát hoàn toàn trong công việc

Từ đó suy ra bạn ở mức độ kiểm soát thế nào trong khung thời gian của mình.

Cũng tính như vậy cho “chủ động

0 : Bạn bị động hoàn toàn trong công việc

3 : Bạn có linh động trong công việc

6 : Chủ động hoàn toàn trong công việc

Từ đó suy ra khả năng chủ động của bạn

  • Sự quan trọng :

Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và “Không”. Nghĩa là phải nghỉ đến hậu quả của các quyết định và hành động. Sẽ phí thời gian nếu bị kẹt vào những điều không quan trọng so với mục tiêu đề ratrách nhiệm chính.

Theo Pareto’s Law, còn gọi là “Luật 80/20” thì người lãnh đạo chỉ dành được 20% thời gian cho kết quả tốt. Còn lại 80% là chuyện “bỏ đi”.

  • Sự khẩn trương :

Công việc có khẩn trương và cần làm ngay không ?

Cần điều kiện thời gian đủ để hoàn tất công việc ngay. Liệu có thể để lúc khác được không ?

Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.

Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với kết quả phải có. Việc “khẩn” thường do người khác tác động. Bạn hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”. Cũng phải biết xếp thứ tự công việc. Đó là sự ưu tiên.

Nhớ chú ý tới hai ảnh quan trọng và khẩn trương được trình bày trong sơ đồ sau đây :

Khi thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do dự vì đúng là công việc quá quan trọng.

Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương thì bạn vẫn còn thời gian sắp xếp và giao phó cho ai một phần để bắt đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu quá. Bởi vì đó là việc quan trọng liên quan đến kết quả.

Thí dụ : Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc vì có ảnh hưởng đến vị trí công tác và phòng ban trong cơ quan.

Nếu thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải pháp :

1)      Làm liền nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.

2)      Chuyển giao cho ai khác

Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới. Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.

Nếu chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có nên làm không ? Loại việc này có thể bỏ qua, quên đi hoặc giao cho ai khác.

Thí dụ : Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản báo cáo.

4. ATTACK : Kẻ cắp thời gian

Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian. Cần phải biết rõ chúng để loại trừ. Có hai loại bạn phải thanh toán. Một là kẻ cắp bên ngoài : điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân và chuyện phiếm. Hai là kẻ cắp bên trong : chẳng biết nói ”không”, do dự, dời lại công việc, lỗi lầm, không kế hoạch, không biết giao việc.

Bạn chắc đã gặp các thứ này rồi.

Kẻ cắp thời gian tiêu biểu :

1)      Không biết nói “không”

2)      Nói chuyện điện thoại lâu quá

3)      Khách thăm thình nịnh

4)      Nơi làm việc kém tổ chức

5)      Dời việc lại sau ® thường sảy ra khi gặp việc khó khăn ® Nên : Xé nhỏ công việc & bắt tay làm ngay để tránh tress.

6)      Cầu toàn

7)      Giấy tờ nhiều quá

8)      Giao tiếp kém

9)      Không biết giao việc (không chịu ủy quyền cho người khác)

10)  Không biết tổ chức buổi họp

Kẻ cắp 1 : KHÔNG BIẾT NÓI “KHÔNG”

Chúng ta khó mà nói “không” với ai đó vì muốn giúp họ hơn là làm buồn lòng họ. Có khi bạn khó nói “không” vì đã tham gia nhiều dự án hiệu quả làm cho bạn cảm thấy quan trọng và cần thiết. Nói “có”  dễ làm bạn cảm thấy bận rộn và được yêu thích. Hãy coi chừng ! Nếu bạn cứ nhận đại mọi thứ mọi lúc thì người ta sẽ coi như bạn chắc chắn trả lời “có” bất cứ khi nào.

  • Đối phó : Sắp xếp ưu tiên cho công việc

Xem xét mọi đề nghị dựa trên mức độ quan trọng đối với bạn và đối với cơ quan. Nếu không thấy quan trọng và không liên quan đến trách nhiệm của bạn, hãy từ chối nhẹ nhàng. Nếu ai đó nhờ bạn làm một phần việc của họ, chẳng có lợi lộc gì khi bạn nói “có”.

Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” là một cách để nói “không”.

TÓM TẮT

Để nói “không”

  • Sắp xếp ưu tiên công việc
  • Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm
  • Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn
  • Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
  • Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không ?”
  • Tìm cách nói “không” một cách lịch sự

 

Kẻ cắp 2 : NÓI LÂU TRÊN ĐIỆN THOẠI

Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu ? Thời gian cần thiết là bao lâu ? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết.

Có nhiều lý do giải thích như sau :

  • Kéo dài câu chuyện
  • Kể lể chuyện này chuyện kia
  • Không chịu dừng đúng lúc
  • Trả lời mọi cuộc điện thoại
  • Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký
  • Đối phó : Hãy tách riêng chuyện phiếm với công việc.

Lời chào “Thật tốt khi nói chuyện với bạn, các con bạn thế nào ?” thì vô hại nếu không kéo dài sang chuyện khác. Hãy viết ra giấy trước những gì bạn cần bàn qua điện thoại. Chú tâm vào đó và đừng lạc đề. Có nhiều lãnh đạo không làm sao biết dừng một cuộc điện.

Có 2 cách thức liên quan tới nhau. Nếu tự trả lời điện thoại hoặc “tự do mở cửa” cho mọi cuộc điện thoại thì bạn đang mất thời gian của mình. Nếu có thư ký, hãy dặn dò họ sàng lọc hoặc giới hạn điện thoại. Chỉ nên nhận những cuộc điện thoại thật sự quan trọng. Hãy sắp xếp những mức độ ưu tiên với thư ký. Nếu không có thư ký, bạn cần nhấc ống nghe ra hoặc chuyển tự động sang máy khác để dễ tập trung làm việc.

Sẽ mà làm việc nếu để điện thoại kiểm soát ngày làm việc của bạn.

TÓM TẮT

Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu

  • Phân biệt chuyện phiếm với công việc
  • Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
  • Học cách dùng cuộc điện thoại
  • Lấy ống nghe ra khỏi máy

 

Kẻ cắp 3 : BẬN RỘN VÌ KHÁCH THĂM DAI DẲNG

“Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Tôi hơi làm biếng. Liệu tôi có làm phiền khi xin một tách cà phê không ?”  Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với mỗi chúng ta, chắc chắn là vậy.

Nhất là khi bạn đang chú tâm vào một việc quan trọng. Đôi khi chính là lỗi của bạn. Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Dường như họ nói : “Thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi”.

Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này.

Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn.

  • Đối phó :

1- Cho nhân viên biết khi nào bạn tiếp khách được. Hãy lập một chính sách “mở cửa” giới hạn. Thí dụ : Mỗi trưa thứ tư từ 14.00 – 17.00. Tuy nhiên, nên đề nghị gặp gỡ chỉ khi thật sự cần thiết kể cả việc riêng tư. Hãy dành cho mình các khối thời gian để làm việc quan trọng hơn.

2- Cùng soạn với thư ký một mẫu sàng lọc để lựa chọn cho đúng người cần gặp. Không có thư ký thì bạn phải đề nghị hẹn trước để sắp xếp.

3- Nếu khách đến bất chợt không hẹn thì bạn đứng dậy hoặc ngồi trên bàn làm việc tiếp họ và nói rằng “Hiện tôi khá bận rộn ?”. Hãy giới hạn thời gian và đề nghị họ sớm chấm dứt. Hãy nghiêm túc, nhưng đừng cộc cằn. Nếu được, bạn hãy ở văn phòng người khác để cho bạn chấm dứt câu chuyện và đi ra. Phương pháp trên cũng được dùng được với cấp trên.

4- Nghiêm khắc với thời gian biểu của bạn nhưng từ tốn với các bạn đồng nghiệp. Đó là điều tốt vì bạn còn làm việc cùng nhau. Nhờ vậy cũng tránh được xáo trộn ngoài ý muốn có khi lại còn chiếm dụng thời gian nhiều hơn. Nếu có ai xông vào văn phòng bạn, hãy nhớ những cách xử sự sau :

  • Không tỏ vẻ bối rối
  • Lắng nghe cẩn thận
  • Đừng ngắt lời
  • Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết
  • Làm tiếp công việc dở dang sau khi gián đoạn

TÓM TẮT

Giải quyết gián đoạn :

  • Giới hạn thời gian tiếp khách
  • Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được
  • Đưa ra một phương cách chọn lọc
  • Đừng làm phật lòng khách không mời
  • Làm chủ tình hình gián đoạn nhưng hãy từ tốn

Kẻ cắp 4 : VĂN PHÒNG BỪA BỘN

Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức.

  • Đối phó :
  1. Chỉ để ít đồ trên bàn thôi. Dành chỗ cho đồ dùng cần thiết như điện thoại, khay hồ sơ “ĐI”, “ĐẾN”,  bút viết. Như vậy, bạn sẽ có chỗ để làm việc. Chỉ nên để việc đang làm trên bàn. Đừng chồng chất giấy tờ hồ sơ, làm choáng chỗ và phân tâm trong công việc.
  2. Hãy để mọi thứ trong tầm tay : hồ sơ, tủ hồ sơ, vi tính, máy tính… mọi thứ bạn hay thường dùng.
  3. Đặt mỗi thứ theo một chỗ nhất định. Sẽ tránh được những lúc bực mình chỉ vì không tìm được những thứ mình cần ngay lúc mình cần nó nhất.
  4. Nên có một cách sắp xếp hồ sơ hợp lý. Có thể dùng nhiều cách : đánh số thứ tự, dùng màu làm dấu, thứ tự a, b, c…Soạn lại thường xuyên để lọc bớt dư thừa. Ngay lúc này, bạn có dọn sạch một nửa tủ hồ sơ của bạn nếu chịu loại bỏ đi những thứ dư thừa.

TÓM TẮT

Giải quyết văn phòng bừa bộn

  • Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
  • Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
  • Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
  • Hồ sơ sắp xếp hợp lý
  • Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp

Kẻ cắp 5 : DỜI VIỆC LẠI

Kẻ cắp này quá quen thuộc, nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan trọng hoặc phải làm điều không thích hoặc cần quyết định ngay việc chi. Nó ít khi xuất hiện khi chúng ta chỉ có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước mắt.

Có thể thấy kẻ cắp này trong những chuyện phiếm, đọc thư lại 2-3 lần, xếp tài liệu hoặc dọn bàn làm việc. Thời gian của bạn bị gặm nhấm dần dần.

Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ : “Tôi sẽ làm ngày mai, hôm nay không có thì giờ”.

  • Đối phó :
  1. Nếu phải làm một việc tẻ nhạt, không thích thú, bạn hãy làm chút ít thôi. Hãy chia nhỏ nó ra và làm từng chút một. Dù chỉ có 10 phút, cứ làm cho xong.
  2. Đừng đặt ưu tiên thấp lên trên ưu tiên cao. Thường chúng ta thích làm việc dễ trước. Dù sao nó làm cho bạn có vẻ như bận rộn để từ chối những việc cần thiết hơn.
  3. Tự dạy cho mình “Cần làm ngay”. Khi không muốn, hãy nhắc nhở chính mình. Làm ngay và quên đi. Cố gắng ìấy thái độ “Cần làm ngay” thay vào thói quen dời việc.
  4. Ghi nhớ và lập lại những mục đích đề ra để tránh sự dời việc. Chú tâm vào mục đích để thấy các mức độ quan trọng của từng việc.
  5. Hãy chuẩn bị thì giờ bắt đầu công việc, đừng chờ đến cuối mới lo. Hãy ghi nhớ giờ “bắt đầu” cùng với giờ “kết thúc”.

TÓM TẮT

Giải quyết thói quen dời việc

  • Làm từng chút một
  • Làm việc quan trọng trước
  • LÀM NGAY ĐI
  • Tự nhắc nhở mục đích đề ra
  • Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”

Kẻ cắp 6 : TÍNH CẦU TOÀN

Ai cũng thích một việc làm hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn thiện công tác nên mất thời gian vô ích. Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi sự giao việc ủy quyền vì sẽ nghĩ rằng không có việc làm tốt nếu không giám sát chặt chẽ. Bạn cũng không biết nhờ giúp đỡ vì sợ phạm sai lầm. Có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn.

Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không ? Có nhà lãnh đạo kia tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ : lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy.

ü  Đối phó :

Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng việc. Đừng phí thời gian làm quá tốt những việc thứ yếu. Bạn hãy tự hỏi : “Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng đạt được không ?”

Để ý chi tiết cũng tốt nhưng sẽ không tốt nếu điều đó làm cho chúng ta không nhìn toàn cảnh : bạn làm gì trong công việc này. Hãy ghi nhớ đến các ưu tiên. Tốc độ cũng hiệu lực như sự chuẩn xác. Hãy sắp xếp ưu tiên cho công việc.

TÓM TẮT

Giải quyết sự cầu toàn

ü  Sắp xếp ưu tiên cho từng việc

ü  Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu

ü  Ghi nhớ “toàn cảnh”

ü  Không để phân tâm vì những việc lặt vặt

ü  Hãy tin cậy giao việc cho người khác

 

Kẻ cắp 7 : GIẤY TỜ NHIỀU QUÁ

Trong thời đại vi tính ngày nay, chúng ta vẫn gặp vấn đề với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin…không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày ?

Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất ? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc

dùng đến ?

Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng sản sinh ra chúng nữa. Có một vị hiệu trưởng kia thích liên hệ với đồng sự và các trưởng khoa bằng tờ ghi chú có khi 2 tờ mỗi ngày. Vậy mà phòng hiệu phó chỉ ngay sát bên ! Có nhiều lý do khiến chúng ta hay viết như sau :

  1. Tự bảo vệ nếu có điều bất trắc
  2. Để cho người ta chú ý
  3. Để giám đốc chú ý
  4. Để cho biết mình hiện hữu
  5. Để cho vui

Bạn có thích một trong các lý do kể trên không ? Nếu có thì bạn đã gây ra hàng đống giấy tờ vô ích mà không có lý do chính đáng. Quá nhiều giấy tờ có 2 ý nghĩa : mình nhận quá nhiều và cũng sản sinh ra thừa thải.

Đối phó :

Khi nhận hồ sơ, thư từ hãy dành thời gian xử lý trong ngày. Nhớ để giỏ rác gần bạn. Và bắt đầu xem xét. Lướt qua những gì đã nhận và thực hiện ngay một trong các động tác sau đây :

  1. Vứt bỏ
  2. Chuyển giao
  3. Làm theo
  4. Lưu : a) dài hạn

b) chờ

Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn chắc phải đầy ắp. Hãy cố gắng xử lý một lần đủ cả. Sau khi xử lý xong thứ nào thì vứt bỏ đi. Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc tạm thời. Nhớ xác định thời hạn lưu giữ. Ghi chú hạn định trên hồ sơ đó để đến lúc cần loại bỏ thì có thể làm ngay.

Hồ sơ lưu phải dễ lấy và ghi chép đầy đủ. Xem lại mỗi chu kỳ 6 tháng để loại bớt những hồ sơ không cần thiết nữa.

Bạn đừng sản sinh ra số lượng giấy tờ quá mức cần thiết. Truyền miệng tiết kiệm thời gian và có lợi khi làm công việc thứ yếu. Nếu phải viết, hãy viết đơn giản. Dùng mẫu có sẵn và vào đề ngay. Để sắp xếp lại giấy tờ, hãy phân loại theo đề tài đã có trước.

TÓM TẮT

Giải quyết ĐỐNG GIẤY TỜ

ü  Dành thời gian mỗi ngày để xử lý

ü  Sắp xếp ưu tiên và phân loại

ü  Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết

ü  Dùng điện thoại khi tiện lợi

ü  Chỉ xử lý một lần đủ cả

ü  Thông tin bằng truyền miệng

ü  Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn

 

Kẻ cắp 8 : GIAO TIẾP KÉM

Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp nội bộ còn kém. Nếu nhân viên không hiểu rõ công việc, họ sẽ liên tục làm phiền bạn để làm rõ hoặc tệ hơn, họ chẳng chịu làm công việc cần làm. Nhiều khi chúng ta giao tiếp với nhân viên bằng những cách không thích hợp.

Nếu viết ghi chú cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ khi việc cần hồ sơ lưu lại. Trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội bộ xuyên suốt để khỏi phải lặp đi lặp lại mãi chỉ một chỉ thị.

Đối phó :

Hãy nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện thích hợp nhất: : họp, điện thoại, bảng biểu, ghi chú… Nhớ đưa thông tin sao cho thích nghi với từng cá nhân chịu trách nhiệm. Coi chừng thông tin dư thừa. Nếu muốn ai làm việc gì cụ thể, chỉ cần đưa yêu cầu cần thiết cho họ mà thôi.

Hãy đảm bảo mọi thông tin đều được hiểu rõ ràng. Bạn phải biết truyền đạt qua hệ thống thông tin nội bộ nhanh gọn dễ dàng để người nhận có được thông tin rõ ràng nhất. Chỉ nên viết hoặc gặp mặt khi trao đổi các nhóm. Ngôn ngữ phải dễ hiểu và được mọi tiếp nhận dễ dàng.

TÓM TẮT

Giải quyết Giao tiếp kém

ü  Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp

ü  Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp

ü  Đừng thông tin dư thừẵ

ü  Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội bộ

ü  Dùng ngôn ngữ đơn giản

 

5. ARRANGE : Lập kế hoạch

Không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích. Cần phải biết mình muốn gì và thời điểm thực hiện các công việc. Sau đây là hai mẫu kế hoạch thời gian. Kế hoạch của cả năm và kế hoạch ngày / tuần.

Kế hoạch cho cả năm :

Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần ghi chép nhiều thứ trên đó. Hãy dùng các loại màu để đánh dấu. Màu xanh lục để cho ngày phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để nhắc nhở về các báo cáo quan trọng đến hạn, các báo cáo thường niên, hai năm, quảng cáo. Đánh dấu khung các buổi họp thường lệ và chuyến đi công tác định sẵn.

Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều biết và lịch làm việc của bạn cũng vậy để họ xin hẹn gặp. Như vậy, có hai điều ích lợi. Mọi người biết bạn đang làm gì và lúc nào bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập nhật thường xuyên. Nếu bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho mỗi tháng một lần.

Kế hoạch ngày / tuần :

Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Truởc đó bạn nhớ đem một số chi tiết sang từ bảng kế hoạch năm. Bởi vậy, có thể lịch làm việc trong tuần đã khá đầy đủ rồi.

sơ đồ 3

Kế hoạch tuần / ngày :

Ngày : Tuần : Tên :

Thứ hai

Thứ ba

Thứ tư

Thứ năm

Thứ sáu

9.00

9.30

10.00

10.30

11.00

11.30

12.00

12.30

13.00

ĂNTRƯA

13.30

14.00

14.30

15.00

15.30

16.00

16.30

17.00

17.30

18.00

Giờ phụ trội Thứ bảy
Chủ nhật
Công việc Thư từ Hẹn Điều khác
Việc cần làm trong tuần :

1.                                                                           Xong ngày :                               Báo cáo :

2.                                                                           Xong ngày :                               Báo cáo :

3.                                                                           Xong ngày :                               Báo cáo :

Ghi chú : (đem qua tuần sau)

Bây giờ hãy liệt kê thêm những việc phải làm trong tuần. Thí dụ :

–          Họp với Tuyết

–          Xem xét yêu cầu thêm nhân viên

–          Kiểm tra khu vực mỗi ngày

–          Gặp Lan hỏi về thương lượng dự án quốc tế

–          Kiểm tra máy móc thiết bị lần 2

–          Gặp Doanh bàn chuyện ánh sáng văn phòng

–          Đề ra kế hoạch cung cấp năm tới

–          Kiểm tra hoá đơn cho việc thanh tra hàng năm

–          Mời Hương dự tiệc chia tay

–          Trả lời thư Dũng và Vân

–          Chuẩn bị họp với Giám đốc

–          Mời trưởng phòng đi họp ngày 12

–          Xem xét bồi dưỡng đào tạo nhân viên

–          Sinh nhật Thanh 16.00 – Thứ năm.

Lịch đã có, bây giờ sắp xếp ưu tiên các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc một để sắp xếp ưu tiên theo mẫu ở phần (3). Lập trật tự ưu tiên. Công việc quan trọng, khẩn trương thế nào ? Có thể đánh số thứ tự hoặc phân loại 3 nhóm : thật quan trọng, quan trọng, không quan trọng. (thật khẩn trương, khẩn trương, không khẩn trương).

Bây giờ hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày / Tuần. Nhớ tính thời gian rộng rãi để không bị hụt hẩng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho 30 phút để khi làm xong sớm hơn, bạn coi như được thưởng.

Đừng ghi chép lung tung. Bạn đang sắp xếp ưu tiên cho công việc chứ không chỉ ghi ra việc cần làm. Hãy, suy nghĩ kỹ. Những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư”. Ghi thư từ và điện thoại vào chỗ thích hợp như khoảng thời gian linh động được giữa hai phần công việc. Nếu quan trọng thì đặt vào thời gian đặc biệt.

Cũng vậy, hãy ghi các cuộc hẹn và việc bình thường khác vào chỗ thích hợp dưới bảng biểu. Sau đó đặt thời hạn tùy theo mức độ quan trọng và khẩn trương. Cuộc hẹn với nhân viên có thể xếp vào khoảng thời gian thích hợp dành cho cuộc gặp đồng nghiệp. Hãy thông báo các khoảng thời gian này và từ chối gặp gc’ vào các khoảng thời gian khác Nếu nhân viên không cần thì có thể dùng các khoảng thời gian này dể làm những việc bình thường như sắp xếp hồ sơ không lo gián đoạn coi như được lợi.

Có thể dùng bảng này để sắp xếp đời sống riêng tư hàng ngày. Công việc không phải là tất cả. Phải có sự công bằng giữa công việc và đời sống riêng tư, gia đình, sức khỏe.

Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường nhưng không cần quá nhiều. Những khó khăn có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác qua mọi sự để giải quyết Đây cũng là một phần trọng công việc. Bạn cần phải linh động. Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc quá căng thẳng nếu có điều bất thường ngăn trở kế hoạch của bạn. Nhờ đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, bạn đã giảm đi nhiều căng thẳng. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để điều chỉnh những kế hoạch trong ngày. Luôn tự nhắc nhở về những ưu tiên và mục tiêu đề ra.

Nhớ lên kế hoạch và soạn thảo thời gian biểu, (gắn liền với mục tiêu và trách nhiệm của bạn), bạn đã khẳng định mức độ quan trọng của thời gian đối với bạn.

Luôn luôn nhắm mục tiêu đề ra, những điều cần thiết nhất trong suốt quá trình lập kế hoạch.

Nhờ đó, bạn có động lực để sử dụng thời gian hiệu quả. Khi lên kế hoạch thời gian, bạn sẽ có thể phân tích, nghiên cứu bảng kế hoạch Năm và Tuần / Ngày một cách đều đặn. Nhờ vậy, mới thắng hơn những “Kẻ cắp thời gian”. Cuối ngày, hãy vào những việc thêm vào đột xuất.  Giữ bảng kế hoạch từng tháng hoặc 6 tuần và nghiên cứu nội dung như một thời gian biểu. Nếu bạn thấy lãng phí nhiều thời gian cho điện thoại thì bạn phải giải quyết ngay một cách nghiêm chỉnh.

 

 

 

KẾT LUẬN

10 bí quyết quản lý thời gian :

  1. Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại.
  2. Kiên trì và nhẫn nại ® tiến hành công việc từ đầu đến cuối.
  3. Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả ® chỉ đọc và giải quyết 1 lần.
  4. Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa.
  5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng.
  6. Gom những vặt’vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng. ® giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc.
  7. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng.
  8. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích ® đừng sợ.
  9. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.
  10. Luôn tự hỏi : Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?

 

 

 

Phần 3

Nghiên cứu tình huống

MỘT NGÀY LÀM VIỆC CỦA GIÁM ĐỐC HUY

Như mọi hôm, Huy rời khỏi nhà từ 7g15 sáng để đến nhà máy hóa chất BÌNH HÒA, nơi anh làm Giám đốc từ hai năm nay. Đoạn đường này Huy đi chỉ mất khoảng 15 phút, nên anh có thể bắt đầu ngày làm việc của mình từ 7g30, sớm hơn giờ làm việc chính thức là nửa giờ. Khoảng thời gian nửa giờ này thường được anh dành để suy nghĩ về những việc cần làm trong ngày mà không ngại bị ngắt quãng bởi những việc bất chợt khác cần phải giải quyết. Thật ra, Huy cũng có thể tìm được một căn nhà khác ở gần nhà máy hơn, nhưng với rlgôi thà hiện anh đang ở, Huy nghĩ rằng mình đã có một sự lựa chọn tốt nhất khi vẫn đáp ứng được những nhu cầu của gia đình (khung cảnh sống, láng giềng, trường học cho con, chợ gần nhà, v.v…), và yêu cầu của bản thân anh cần phải tốn thời gian ít nhất cho việc đi đến chỗ làm mỗi ngày.

Nhà máy BÌNH HÒA là một đơn vị thuộc ngành thuốc nhuộm của công ty ANH QUÂN chuyên sản xuất và kinh doanh trong lãnh vực hóa chất. Những lăm gần đây, việc mất đi một số thị trường lớn đã làm giảm hẳn một số hoạt động của công ty và dẫn tới việc tinh giản lao động trong một số đơn vị. Chính Huy khi vừa nhận chức Giám đốc Nhà máy BÌNH HÒA cũng đã phải giảm hẳn số lượng nhân viên từ 200 còn 150 người.

Việc cắt giảm số lượng nhân viên vừa qua đã gặp không ít khó khăn, và Huy đã tỏ ra linh hoạt nhưng kiên quyết. Do đó, anh đã giảm thiểu đến mức tối đa những xáo trộn trong nội bộ nhà máy. Sự kiện này diễn ra cũng đã được sáu tháng, và hiện nay, Huy đang cố gắng xây dựng lại trong nhà máy một  tinh thần làm việc mang tính đồng đội và tập thể cao.

Bối cảnh này làm Huy nghĩ đến những việc cần làm trong ngày. Ưu tiên số một cần giải quyết của anh là tổ chức lại phân xưởng số 4 vì đó là vấn đề sống còn của nhà máy. Huy nhớ là tuần truớc, anh có đề cập đến đề tài này với một trong những Giám đốc chuyên môn của Công ty. Ông này hỏi thăm việc tiến hành công tác cải tổ hiện đến đâu và nhấn mạnh cần phải hoàn thành việc sắp xếp lại trước cuối năm. Thời gian chỉ còn chín tháng để hoàn tất công việc cải tổ hầu đạt đến những kết quả khả quan bắt đầu từ năm sau.

Thật ra, Huy đã có ý định tổ chức lại phân xưởng này từ những tháng đầu tiên sau khi nhận chức Giám đốc nhà máy. Nhưng những khó khăn nảy sinh từ việc tinh giản bộ máy đã gây cho anh không ít vấn đề phải giải quyết. Hơn nữa, việc xây dựng những mối quan hệ cá nhân với các nhân viên nhằm tạo ra một tinh thần đồng đội gắn bó đã chiếm rất nhiều thời gian của anh. Đương nhiên là vẫn còn công việc hằng ngày cần phải giải quyết. Do đó mà Huy vẫn còn ngần ngừ chưa tiến hành bước thứ hai trong việc cải tổ bộ máy, vì việc này đòi hỏi phải suy nghĩ thật thấu đáo, phải dự báo nhân sự cần điều động, phải thay đổi thói quen làm việc của nhiều người, v.v….

Hôm nay thì Huy cho rằng đã đến lúc anh phải xem xét vấn đề một cách nghiêm túc và thấu đáo Nhưng vừa bước vào cửa tòa nhà dành cho bộ phận hành chánh, Huy đã gặp Bạch, quản đốc phân xưởng số 2, với vẻ lo lắng hiện rõ trên nét mặt.

Chào anh Bạch, hôm nay tình hình thếnào ?” Huy hỏi.

“Không tốt lắm”,  Bạch trả lời : “Tôi có một máy trộn hóa chất bị hư từ tối qua mà các anh bên bảo trì còn chưa thấy tới. Ngoài ra, sáng nay khi thay ca, tôi phát hiện ra là mình thiếu một công nhân”.

“Thếcái máy trộn hóa chất của anh có vấn dề gì ?”

“Ồ, anh biết đấy, đây không phải là lần đầu tiên nó bị hư. Loại máy này dược thiết kế để chạy ban ngày mà thôi. Từ khi chúng ta chuyển sang sản xuất liên tục, kể cả buổi tối, thì chúng thường xuyên bị trục trặc”.

Vậy anh hãy hỏi ý kiến các anh bên bảo trì”

Tôi mới vừa đặt một Phiếu sửa chữa lên bàn của bộ phận bảo trì, nhưng tôi biết hiện họ còn đang bận rộn sửa máy phân xưởng số 3 và không dễ gì họ cử một anh đến chỗ chúng tôi trước ngày mai hoặc ngày mốt”.

“Nếu vậy thì anh để tôi giải quyết dùm cho, và anh sẽ thấy là sự việc sẽ không kéo dài đâu !”.

“Tôi còn thiếu một công nhân, và anh cũng biết là việc tinh giản bộ máy không làm công việc của chúng tôi nhẹ hơn để mà choàng việc cho nhau !”.

“Thôi được rồi, anh Bạch, anh thế nào cũng tìm ra được cách giải quyết mà ! Đây đâu phải lần đầu tiên anh gặp chuyện này đâu !”.  Huy nói với Bạch và bắt đầu cảm thấy bực bội.

“Chính vì không phải là lần đầu nên tôi lại càng phải báo cho anh biết”, Bạch trả lời, nhưng lúc này thì Huy đã vào tới phòng của anh rồi.

Vào phòng làm việc, Huy nhìn lướt qua xấp giấy tờ cô thư ký của anh đã chuẩn bị sẵn trên khay. Sau đó, anh đọc lại bản báo cáo anh vừa soạn tối qua để gửi cho Ban Giám Đốc ngành thuốc nhuộm của công ty. Lúc thảo xong thì đã 20 giờ nên Huy muốn đọc lại lần nữa, vì bản báo cáo này khá quan trọng…

Huy vẫn còn đang sửa bản báo cáo thì lúc 8g05, cô thư ký bước vào phòng để hỏi xem anh có cần cô giúp gì không. Chuông điện thoại reo và Huy phải nhấc máy vì không có thư ký trực tổng đài để chọn lọc. Trong điện thoại là Ông Ân, Trưởng phòng nhân sự, cần có ý kiến của anh về một đơn xin thuyên chuyển. Huy trả lời Ông Ân và sẳn dịp cũng đề cập đến vấn đề thiếu nhân sự tại phân xưởng 2. Sau đó Huy kết thúc giao việc cho cô thư ký và anh gọi điện cho Trưởng bộ phận bảo trì để yêu cầu cử người sang sửa chữa máy ở phân xưởng 2. Lại một lần nữa, anh này tỏ vẻ khó khăn :

“Nhưng anh cũng biết là phân xưởng 3 cũng có máy đang hư”

“Nghe này, anh nên tự thu xếp lấy. Dù sao đi nữa, bảo trì phải phục vụ sản xuất chứ không phải là ngược lại”, và Huy giận dữ cúp máy.

Đây không phải là lần đầu tiên Trưởng bộ phận bảo trì gây khó khăn cho công việc chung. Có lẽ vì ngay từ khi mới nhậm chức, Huy đã tinh giản bộ máy trước tiên là ở bộ phận này.

Sau đó, Huy bắt đầu đọc và giải quyết các công văn. Anh yêu cầu cô thư ký cung cấp thông tin để trả lời một số thư, và chừa lại những công văn quan trọng để có thời gian suy nghĩ và trả lời sau. Một trong số các công văn này từ Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm, yêu cầu nộp kế hoạch sản xuất. Vì thế Huy gọi điện thoại cho Trưởng phòng sản xuất để biết kết quả sản xuất tối hôm trước và nhờ anh này mời kỹ sư phụ trách ca tối cùng đến làm việc chung. Trong khi chờ đợi, Huy lợi dụng chút thời gian rỗi để sấp xếp thứ tự các hồ sơ, vừa suy nghĩ về những khó khăn trong công tác lãnh đạo :

“Vấn đề của một giám đốc là lúc nào cũng phải giải quyết những khó khăn của những người khác mà không còn thời gian để suy nghĩ về công việc của chính mình, cụ thể là sự phát triển trong dài hạn”.

Sau đó, Huy có một cuộc họp ngắn trong vòng 15 phút với Trưởng phòng sản xuất và kỹ sư trưởng ca đêm. Cuộc họp này giúp anh nắm rõ những con số thực hiện bởi ca đêm, nhấn mạnh một số điểm yếu xảy ra tối qua. Một lần nữa, Huy nhận thấy rằng phần điện tiêu thụ là quá cao, và điều này khiến anh phải thảo luận với các cộng sự về biện pháp điều chỉnh đường dẫn hơi nước ở phân xưởng 4.

Đến 8g45, Huy đi một vòng nhà máy như mọi hôm. Anh cố gắng dành thời gian thực hiện việc này, nhằm mục đích thiết lập những mối quan hệ trục tiếp với nhân viên, lắm bắt những mối quan tâm lo lắng của họ. Trên đường đi, Huy dừng lại trò chuyện với một kỹ sư phòng phương pháp mà anh đánh giá là rất có triển vọng và muốn động viên. Huy đề cập với anh này việc điều chỉnh đường dẫn hơi nước ở phân xưởng 4.

Ngoài ra, Huy còn gặp người phụ trách bộ phận giao hàng và hỏi ông này về những khó khăn gặp phải. Sau cùng, anh còn gặp và nghe ông đại diện công đoàn than phiền rằng công nhân không hài lòng về cách mà các quản đốc giải quyết vấn đề thay người. Do cách trình bày của vị đại diện công đoàn đầy ý chỉ trích, Huy chuyển ông ta đến làm việc với Trưởng phòng nhân sự.

Quay về phòng làm việc của mình, Huy có một cuộc họp hàng tuần với các cán bộ chủ chốt của nhà máy. Anh tóm lược kết quả làm việc với Ban Giám đốc ngành thuốc nhuộm vào thứ sáu tuần trước ở trụ sở công ty. Huy cũng nhấn mạnh mục tiêu lợi nhuận cần đạt được của ngành, và nhất là của nhà máy BÌNH HÒA. Sau đó, anh trả lời các câu hỏi thắc mắc của Trướng phòng thí nghiệm. Một câu hỏi của Trưởng bộ phận bảo trì kế đó dẫn đến cuộc thảo luận về sự cần thiết áp dụng một hệ thống Phiếu đăng ký sửa chữa mới. Đúng lúc đó thì cô thư ký bước vào đưa công văn và báo có điện thoại của Giám đốc ngành.

Huy chấm dứt cuộc họp bằng cách đề nghị Trưởng phòng sản xuất lập một nhóm làm việc bao gồm hai bộ phận sản xuất và bảo trì.

Giám đốc ngành là thủ trưởng của Huy. Ông báo cho anh biết sắp tới sẽ có đợt làm việc với một nhóm kiểm toán do công ty cử xuống và họ cùng bàn luận về cách trình bày kết quả đạt được ở nhà máy BÌNH HÒA. Cùng lúc, họ cũng thảo luận về chiến lược phát triển của công ty và sau cùng, họ thống nhất gặp nhau vào cuối tuần để chuẩn bị đón đoàn kiểm toán. Cuộc hẹn này không thuận tiện lắm cho Huy vì buộc anh phải đi xuống trung tâm thành phố hai lần trong tuần này, nhưng ông Giám đốc ngành không còn ngày nào khác Sau khi nói chuyện với cấp trên xong, Huy gọi cô thư ký vào để nhờ dời lại các cuộc hẹn trùng giờ. Anh nhìn lướt qua xấp thư từ công văn và nhận thấy không có ai khẩn cấp.

Và thế là anh đi ăn trưa cùng với ông Trưởng phòng nhân sự. Hai người thảo luận về không khí làm việc trong nhà máy và những ảnh hưởng có thể xảy ra từ việc tổ chức lại phân xưởng 4 sẽ thực hiện sắp tới.

Sau khi ăn trưa về, Huy hướng dẫn cô thư ký trả lời một số thư nhận được ban sáng và thận được cú điện thoại từ Trưởng phòng kinh doanh. Ông này đề nghị anh cho phép giao hàng sớm hơn để có thời gian thực hiện một hợp đồng khác quan trọng hơn. Điều này khiến Huy phải gọi Trưởng phòng sản xuất lên gặp để thay đổi kế hoạch sản xuất. Sau đó, anh lợi dụng chút thời gian rỗi để sang gặp phòng phương pháp. Anh trưởng phòng này nhân dịp đó đã trình bày một số trục trặc với những người nhận gia công, và các khó khăn từ việc tái lập cơ chế gọi thầu từ một tháng lay. Cuộc họp ban sáng kết thúc quá sớm làm Trưởng phòng phương pháp đã không kịp báo cáo các vấn đề trên.

Cuộc trao đổi này kéo dài gần một giờ nhưng cho phép Huy giải quyết một số vấn đề quan trọng, và nhất là giữ được mối quan hệ trực tiếp với Trưởng phòng phương pháp là người đã lâu Huy không gặp. Anh Trưởng phòng này cũng lợi dụng cơ hội để trình bày những nguyện vọng thăng tiến cá nhân trong vòng 45 phút. Huy cũng cố gắng nghe nhưng không nói gì nhiều vì anh Trưởng phòng này đã đạt đến chức vụ cao nhất trong qui trình thăng tiến của anh ta tại công ty. Dù sao, việc Huy lắng nghe những nguyện vọng cá nhân của cộng sự đã chứng tỏ anh quan tâm đến họ. Sau cùng thì anh Trưởng phòng phương pháp lại tỏ vẻ hài lòng về cuộc nói chuyện này, dù Huy không muốn cũng như không thể hứa hẹn điều gì với anh.

Huy trở về phòng làm việc. Anh có một ít thời gian riêng và dùng để đọc một nghiên cứu về thị trường thuốc nhuộm ở các nước vùng ASEAN và về chiến lược của công ty trong vòng năm năm tới. Anh có một số ý kiến về kết luận của nghiên cứu và định gửi đến cho Ông Giám đốc ngành, nhưng cô thư ký của anh đã ra về và Huy dời việc này lại vào ngày hôm sau.

Đồng hồ chỉ 18g30, toàn bộ nhân viên hành chánh đã ra về từ 17g. Huy nghĩ đến việc nghiên cứu kế hoạch thực hiện cải tổ ở phân xưởng 4. Nhưng trời đã tối và anh cảm thấy mệt. Thế là Huy quyết định về nhà đúng giờ chứ không trễ như mọi hôm. Anh xếp vào cặp hai hồ sơ mà anh chưa có thời gian đọc và hướng về chỗ để xe. Trên đường đi, Huy gặp một quản đốc than phiền về những đoạn đang sửa chữa trên đường dẫn đến nhà máy.

Trên đường về, vừa chú ý lái xe, Huy vừa suy nghĩ về ngày làm việc vừa xong. “Tôi đã làm được những việc có ích”, anh tự nhủ, “nhưng thật là khó suy nghĩ cặn kẽ và nhìn toàn cảnh các vấn đề khi ở một chức vụ như thế này”.

Câu hỏi

1. Anh (Chị) có ý kiến gì về việc sử dụng thời gian của Giám Đốc Huy trong ngày làm việc được mô tả trên đây ?

2. Anh (Chị) hãy phân tích các công việc của Giám Đốc Huy trong ngày làm việc được mô tả trên đây theo mẫu sau ?

Để thuận tiện cho việc điền vào khung, chúng ta quy định như sau :

Về mức độ “Quan Trọng” bạn theo cách chia làm thành hai cấp : nhiều ít

Về mức độ “Khẩn Trương” bạn theo cách chia làm thành hai cấp : nhiều ít

Về mức độ “Kiểm soát” bạn theo cách sau :

0 : không kiểm soát được trong công việc

1 : kiểm soát một phần trong công việc

2 : kiểm soát hoàn toàn trong công việc

Về mức độ “Chủ động” bạn theo cách sau :

0 : bị động hoàn toàn trong công việc

1 : linh động một phần trong công việc

2 : chủ động hoàn toàn trong công việc

 

 

Công việc

Quan trọng

Khẩn trương

Chủ động

Kiểm soát

Ủy quyền

Các hành động phải tiến hành

Ưu tiên

Khi nào

 

 

Bài tập

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Nội dung

Không

1. Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi chú
2. Tôi chẳng bỏ tài liệu lào vì biết đâu có lúc cầrl đến sau này
3. Tôi khó chấm dứt một cuộc gọi điện thoại. Nó cứ kéo dài lê thê
4. Tôi ít luyện tập thể dục. Quá bận.
5. Tôi thích dành thời gian với các đồng sự. Cửa phòng tôi luôn mở, đón chào họ
6. Tôi không giao việc khó cho nhân viên. Dù sao tôi vẫn tự làm thì tốt nhất
7. Trong buổi họp, mọi người đều được phép phát biểu bất kể thời gian.
8. Tôi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao lâu.
9. Tôi hay dồn việc vào lúc cuối. Hình như tôi làm tốt hơn nếu chịu sức ép.
10. Hàng tuần, tôi có để chút thời gian suy nghĩ về những điều quan trọng trong công việc.
11. Bạn khó nhìn thấy tôi vì bàn làm việc của tôi ngập đầy hồ sơ đang xử lý
12. Tôi hãnh diện vì công việc tôi làm được thực hiện đến mức hoàn hảo.
13. Tôi không quyết định ngay mà dành thêm thời gian để suy nghĩ.

Tôi không muốn sai lầm vì hối thúc cho nhanh chóng xong công việc.

14. Tôi bận đến nỗi không còn thời gian gặp bạn bè, người thân. Cái giá của thành công mà !
15. Nếu không thích tôi sẽ bỏ trôi công việc
16. Tôi thường ôm đồm quá nhiều việc nên khó làm xong một chuyện gì
17. Tôi hay lang thang trong cơ quan và nghỉ giải lao lâu
18. Tôi cố giải quyết thư từ đầy đủ cả
19. Tôi có ấn định thời hạn và tuân thủ theo
20. Tôi có thời gian cho gia đình và bạn bè.

 

Kết quả : các câu : 8, 9, 10, 18, 19, 20 nếu được đánh dấu “có” Þ Tốt

 

 

Bài tập 1 : NHỮNG ĐIỀU QUAN TÂM

TT

Nội dung

Không

1 Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi chú
2 Tôi chẳng bỏ tài liệu nào vì biết đâu có lúc cần đến sau này
3 Tôi khó chấm dứt một cuộc gọi điện thoại. Nó cứ kéo dài lê thê.
4 Tôi ít luyện tập thể dục. Quá bận.
5 Tôi thích dành thời gian với các đồng sự. Cửa phòng tôi luôn mở, đón chào họ
6 Tôi không giao việc khó cho nhân viên. Dù sao tôi vẫn tự làm thì tốt nhất
7 Trong buổi họp, mọi người đều được phép phát biểu bất kể thời gian.
8 Tôi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao lâu.
9 Tôi hay dồn việc vào lúc cuối. Hình như tôi làm tốt hơn nếu chịu sức ép.
10 Hàng tuần, tôi có để chút thời gian suy nghĩ về những điều quan trọng trong công việc.
11 Bạn khó nhìn thấy tôi vì bàn làm việc của tôi ngập đầy hồ sơ đang xử lý
12 Tôi hãnh diện vì công việc tôi làm được thực hiện đến mức hoàn hảo.
13 Tôi không quyết định ngay mà đành thêm thời gian để suy nghĩ.

Tôi không muốn sai lầm vì hối thúc cho nhanh chóng xong công việc.

14 Tôi bận đến nỗi không còn thời gian gặp bạn bè, người thân. Cái giá của thành công mà !
15 Nếu không thích tôi sẽ bỏ trôi công việc.
16 Tôi thường ôm đồm quá nhiều việc nên khó làm xong một chuyện gì.
17 Tôi hay lang thang trong cơ quan và nghỉ giải lao lâu.
18 Tôi cố giải quyết thư từ đầy đủ cả
19 Tôi có ấn định thời hạn và tuân thủ theo
20 Tôi có thời gian cho gia đình và bạn bè.

Cách tính điểm :

– Nếu trả lời “có” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và “không” cho tất cả những câu còn lại thì bạn đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý.

– Nếu trả lời “không” cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời “có” cho các câu còn lại thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình.

 

Bài tập 2 : MỤC TIÊU CỦA BẠN

  1. Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện trong hai, ba năm tới : cá nhân, công việc (kinh doanh và sự nghiệp), gia đình.

Hãy viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích.

  1. Hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lãnh vực : cá nhân, công việc, gia đình. Hãy tìm ra 5 điểm quan trọng trong từng lãnh vực. Hãy viết theo thứ rự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây :

Hãy làm ngay : Mục tiêu của tôi

  1. Hãy xét kỹ từng mục đích một và xem xét đâu là điểm thực sự quan trọng nhất. Sắp xếp theo số từ 1. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết theo mẫu thì hãy làm như sau :
    1. Rất quan trọng
    2. Quan trọng
    3. Không quan trọng lắm
    4. Đặt hạn định thử (khi nào xong ?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài hai năm.

Bạn hãy tự quyết định.

  1. Liệt kê vài phương pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì để thực hiện mục tiêu của mình ?

CÁ NHÂN

Ưu tiên trên hết

Lãnh vực ưu tiên

Mục tiêu

Khi nào

Cách nào ?

1

2

3

4

5

CÔNG VIỆC

Ưu tiên trên hết

Lãnh vực ưu tiên

Mục tiêu

Khi nào

Cách nào ?

1

2

3

4

5

 

GIA ĐÌNH

Ưu tiên trên hết

Lãnh vực ưu tiên

Mục tiêu

Khi nào

Cách nào ?

1

2

3

4

5

 

Đây là một thí dụ :

Ưu tiên trên hết

Lãnh vực ưu tiên

Mục tiêu

Khi nào

Cách nào ?

3

2

Đạt danh hiệu người bán hàng giỏi nhất trong năm 6/1993 Liên hệ với hai khách hàng mỗi tuần. Giữ liên lạc với khách. Tăng thêm đơn đặt hàng

 

Bài tập 3 : ẢNH HƯỞNG ĐỐI VỚI THỜI GIAN – CÁC YẾU TỐ KHÁC

Đây là một phương án làm việc có đánh giá về ảnh hưởng đối với thời gian của lãnh đạo.

Thí dụ :

Mô tả

Ảnh hưởng đối với thời gian

Cửa luôn mở tiếp nhân viên không cần lý do. Gián đoạn công việc luôn. Không thể theo dự án dài hạn. Không thể tập trung.
1

2

3

Thói quen
1

2

3

Tác phong
1

2

3

Giao tiếp

 

Bài tập 4 : KIỂM SOÁT VÀ CHỦ ĐỘNG

Hãy đánh dấu X vào điểm gặp nhau của “Kiểm soát” và “Chủ động”. Nếu bạn đánh giá càng cao thì công việc càng quan trọng đối với bạn. Khả năng kiểm soát và chủ động của bạn là động lực chính của bạn.

 

 

Đây chỉ là một thí dụ nhỏ của một công việc. Nếu bạn xem xét hết công việc trong ngày/tuần, bạn sẽ thấy mình rơi vào khu vực (1). Có nghĩa là bạn đang bị tác động của người khác thay vì kiểm soát được thời gian của mình. Thật ra cũng có những việc bạn không có quyền gì mà chỉ phải làm theo. Đó là thực tế nơi làm việc. Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đã bị người khác tác động lên thời gian của mình do những việc họ đề xuất khởi xướng mà chính bạn không cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ mỗi thứ hai lại ghé văn phòng bàn chuyện bóng đá cuối tuần.

Anh ta bắt đầu câu chuyện và kéo bạn vào theo. Nếu cứ để xảy ra, thì bạn mất kiểm soát hoàn toàn trong thời gian bàn luận cả tiếng đồng hồ.

Vậy hãy cố dành thời gian cho khu vực (4). Không thể bỏ qua những trách nhiệm khó chịu. Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát tình hình ở nhiều cơ hội khác. Thí dụ có thể bàn chuyện bóng đá lúc giải lao.

Kiểm soát và chủ đong còn có nghĩa “tích cực” và “tiêu cực”.

Công việc tích cực là điều cần làm để đạt mục tiêu.

Công việc tiêu cực là điều ngăn trở xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần được giải quyết ngay để công việc chạy đều.

Từ ngữ không phải là ý chính. Nhưng cần hiểu làm thế nào phân loại trách nhiệm công việc để có thể tập trung thời gian cho điều ích lợi quan trọng hơn.

 

Bài tập 5 : QUAN TRỌNG VÀ KHẨN TRƯƠNG

Hãy xem xét vài việc trong thời gian biểu của bạn. Việc nào quan trọng? Việc nào khẩn? Đánh giá theo khung sau đây.

Bạn sẽ hình dung ra được cần phải ưu tiên việc nào.

 

  • Giao phó :

Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay có thể giao việc cho người khác. Nếu giao phó được, vì quyền lợi của cơ quan hay đồng nghiệp, bạn cần gì phải tự làm mất thời gian của mình.

 

Bài tập 6 : Kẻ Cắp Thời Gian Của Tôi

Dời việc lại Do dự
Lo lắng Họp kém hiệu quả
Thiếu tự tin Không giao quyền đủ
Hội họp không tổ chức Mệt mỏi
Lỗi lầm Cầu toàn
Chuyện phiếm Mục đích không rõ ràng
Thiếu hướng dẫn Kiểm tra kém cõi
Kế hoạch thiếu sót Viết văn kém
Nói điện thoại lâu Làm việc của người
Không lắng nghe Không dùng thì giờ thuận tiện
Không ghi ra giấy các mục tiêu Giao tiếp không rõ ràng
Dựa vào ghi chú trên giấy nhỏ Ăn trưa lâu
Không dùng mẫu có sẵn Không tiết kiệm thời gian
Rình mò nhân viên Không liên tục
Không xác định thời hạn Không biết nói “không”

 

Bài tập 7 :

Nội dung

Không

1. Bạn có cần quá 5 phút để tìm thấy một vật trên bàn ?
2. Bạn có thường bối rối khi phải tìm một vật gì trên bàn ?
3. Bạn có đống hồ sơ tồn tại quá lâu trên bàn ?
4. Bạn có đọc và hay lưu thư từ quá nhiều ?
5. Bạn có phải lục tung giấy tờ trên bàn để tìm tài liệu ?
6. Bạn có khó tìm một tài liệu trong tủ hồ sơ ?
7. Bạn có phải rời bàn làm việc mỗi khi lấy vật gì ?
8. Bạn có hồ sơ nào tồn đọng cả tuần ?
9. Bạn có nghĩ sẽ tốt hơn nếu có bàn rộng hơn ?
10. Bạn có để hồ sơ trên bàn mà không ghi chú thời hạn xử lý ?

Nếu Bạn trả lời “Có” cho hơn nửa số câu hỏi thì bạn đang bị mất thời gian vì văn phòng bừa bộn quá. Cho dù chỉ có một trả lời “Có” bạn cũng nên tìm cách khắc phục. Nếu trả lời “Không” thì chúc mừng bạn có một nơi gọn gàng ít làm tốn thời gian của bạn.

Nhiều người mất nhiều thời gian hồ sơ thất lạc ngay trên đóng tài liệu lộn xộn trên bàn làm việc.

Hãy giữ sạch sẽ gọn gàng và ghi nhớ chỗ của mỗi thứ trên bàn làm việc.

 

Bài tập 8 : TÔI CÓ CẦU TOÀN ?

Khoanh tròn câu thích hợp với bạn

Không thích hợp :             1

Thích hợp chút ít :             2

Hoàn toàn thích hợp :       3

Nội dung

Khoanh tròn câu thích hợp
1. Nếu muốn hoàn hảo, tôi phải tự làm lấy mới được

1

2

3

2. Yêu cầu cao đối với bản thân. Không bao giờ bỏ cuộc

1

2

3

3. Tôi sửa nháp 3 lần cho một lá thư

1

2

3

4. Tôi sẽ gia hạn nếu không bằng lòng kết quả. Tôi luôn làm thế

1

2

3

5. Phê bình người khác ở văn phòng cũng như ở nhà

1

2

3

6. Càng đọc các văn bản do tôi viết, tôi càng thấy khó bằng lòng với công việc

1

2

3

7. Khi làm việc tôi hay lưu ý những chi tiết nhỏ

1

2

3

8. Tôi sợ phạm sai lầm . Tôi không vui và người khác cũng thế

1

2

3

9. Nhân viên góp ý rằng tôi khó. Nhưng tôi chỉ muốn mọi điều tốt

1

2

3

10. Tôi không thích nhờ ai giúp đỡ

1

2

3

11. Tôi ít ủy quyền vì tôi phải mất thời gian giám sát luôn

1

2

3

12. Nếu không tin chắc, tôi không bắt tay vào làm công việc

1

2

3

Tổng số điểm :

 

Cộng điểm lại và ghi vào ô. Nếu :

> 24 điểm, bạn quá cầu toàn. Bạn bị ám ảnh phải làm mọi việc cho bằng được luôn luôn. Rất ít việc nào làm như ý bạn muốn. Cần phải chấp nhận như vậy nếu không thì bạn lãng phí quá nhiều thời gian.

Hãy tin tưởng người chung quanh để giao việc và chú tâm vào việc quan trọng hơn hết mà thôi.

 

Bài tập 9 : LOẠI TRỪ KẺ CẮP THỜI GIAN

Kẻ cắp 1 :

  1. Làm gì để giải quyết vấn đề ?
  2. Người khác giúp đỡ tôi thế nào ?
  3. Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định

Kẻ cắp 2 :

  1. Làm gì để giải quyết vấn đề ?
  2. Người khác giúp đỡ tôi thế nào ?
  3. Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định

Kẻ cắp 3 :

  1. Làm gì để giải quyết vấn đề ?
  2. Người khác giúp đỡ tôi thế nào ?
  3. Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định

 

 

 

12 “chìa khóa” kỹ năng để kinh doanh thành công

Written by i-Office.com.vn. Posted in Chìa Khóa Thành Công

(i-office.com.vn12 kỹ năng kinh doanh – Phát triển một công việc kinh doanh nhỏ thành một doanh nghiệp thành công đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ có đam mê.  Có đến hơn nửa những doanh nghiệp mới thất bại chủ yếu là do người khởi nghiệp không thể biến đam mê của họ thành những kỹ năng kinh doanh thực tế.

Vận hành một doanh nghiệp nhỏ yêu cầu bạn phải trở thành một cá nhân đa năng. Vì thế, sớm biết được kỹ năng nào bạn đã có và kỹ năng nào cần phải học hỏi rất quan trọng. Dưới đây là những kỹ năng mềm thiết yếu mà bạn cần học hoặc bổ sung cho doanh nghiệp mình.

 1.       Kỹ năng ủy thác:

Ủy thác liên quan tới việc phân bổ trách nhiệm cho mọi người để hoàn thành công việc. Điều kiện lý tưởng mà bạn muốn đạt được là khi các nhân viên của bạn có thể thực hiện được tất cả các hoạt đồng hàng ngày trong doanh nghiệp mình. Ủy thác một cách hiệu quả sẽ giúp đạt được sự cân bằng giữa hiệu quả quản lý và hiệu quả hoàn thành công việc của mọi người. Nhân tố chìa khóa là biết cách làm sao để doanh nghiệp của bạn làm việc cho mình, chứ không phải là bạn làm việc cho doanh nghiệp mình.

 2.       Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một phần quan trọng của cuộc sống và hiện diện trong mọi hoàn cảnh. Khi nghĩ về nó, bạn sẽ nhận thấy rằng gần như tất cả những gì bạn làm đều yêu cầu việc cải thiện giao tiếp. Đặc biệt, để đạt được hiệu quả trong kinh doanh, bạn cần phải giao tiếp tốt. Chìa khóa là phải biết cách kết nối hiệu quả tầm nhìn của bạn với đam mê và niềm tin của mình.

12 chìa khóa kỹ năng kinh doanh

 

3.       Kỹ năng đàm phán:

Hầu hết mọi người đều đàm phán một cách không chính thức trong cuộc sống hàng ngày mà không nhận thức được điều đó. Còn những cuộc đàm phán chính thức là kỹ năng có thể học  hỏi thông qua kinh nghiệm và luyện tập. Những người hay tham gia đàm phán có xu hướng khéo léo, sắc sảo hơn những người ít khi đàm phán (cả chính thức và không chính thức). Người có kinh nghiệm  biết cần phải nói gì, khi nào nên và không nên nói, hay khi nào nên nhượng bộ hoặc không nhượng bộ. Chìa khóa quan trọng ở đây là cần biết làm thế nào để phát triển một cuộc đàm phán win-win cho mọi bên tham gia, nhưng cùng lúc đó vẫn phải xác định bạn cũng muốn đạt được kết quả tốt nhất cho mình.

 4.       Hoạch định chiến lược:

Hoạch định chiến lược là một hoạt động rất quan trọng trong kinh doanh. Nó là quá trình xác định chiến lược công ty của bạn hay phương hướng và quyết định việc phân bổ nguồn vốn cũng như nhân sự. Chìa khóa ở đây là việc biết làm thế nào để dự kiến được khả năng hoạt động của công ty bạn trong tương lai từ 3 đến 5 năm tới với kế hoạch kinh doanh chi tiết.

 5.       Kỹ năng lãnh đạo:

Lãnh đạo là một kỹ năng quản lý quan trọng , thể hiện khả năng để thúc đẩy một nhóm người cùng hướng tới một mục tiêu chung. Nó cũng thể hiện ở khả năng chịu trách nhiệm, hình thành và thúc đẩy nhóm. Chìa khóa ở đây là biết làm thế nào để tạo được mối quan hệ  và ảnh hưởng lâu dài  với khách hàng tương lai, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên và các nhà đầu tư.

 6.       Kỹ năng xây dựng nhóm:

Kỹ năng xây dựng và làm việc nhóm là vô cùng cần thiết trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay. Mọi người là việc trong nhóm có thể tạo ra những giải pháp tốt hơn và có hiệu suất cao hơn là một cá nhân làm việc độc lập. Chìa khóa ở đây là biết  làm thế nào để xây dựng nhóm nhân viên, đối tác, tư vấn và nhóm nhà đầu tư có thể giúp bạn đưa việc kinh doanh của mình lên một tầm cao mới.

 7.       Kỹ năng phân tích:

Môi trường làm việc hiện nay ngày càng trở nên tiến bộ về công nghệ và phức tạp hơn. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ như vậy, nhu cầu về tư duy phân tích cũng cao hơn. Tư duy phân tích là khả năng tiếp cận tình hình kinh doanh của công ty bạn một cách khách quan để quyết định bạn sẽ ở đâu trong tương lai và phải làm gì để thu hẹp khoảng cách giữa hiện tại và tăng trưởng của tương lai. Chìa khóa ở đây là biết làm thế nào để thu thập, xem xét và đánh gía dữ liệu cần thiết để xây dựng những lập luận thuyết phục.

 8.       Kỹ năng bán hàng và marketing:

Hình thành được những phương pháp, chính sách bán hàng và marketing – từ định giá, quảng cáo cho đến kỹ thuật bán hàng – là rất thiết yếu trong sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Khả năng phân tích cạnh tranh, thị trường và xu hướng ngành đóng vai trò quan trọng cho việc phát triển chiến lược marketing của bạn. Chìa khóa ở đây là biết cách nhào nặn và truyền tải những thông điệp hấp dẫn tới đúng đối tượng mục tiêu, từ đó tạo ra việc kinh doanh mới, xây dựng những dòng doanh thu có lợi nhuận.

 9.       Kỹ năng quản lý chung:

Quản lý bao gồm việc hướng dẫn và kiểm soát một nhóm cá nhân phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu. Quản lý bao gồm việc triển khai và chỉ đạo các nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính và các nguồn lực công nghệ. Chìa khóa là làm thế nào để phát triển để thực hiện một hệ thống làm việc mà có thể quản lý hoạt động hàng ngày, chăm sóc các bên liên quan và hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh.

 10.   Kỹ năng quản lý dòng tiền:

Dòng tiền thường được cho rằng là mối bận tâm nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo cách đơn giản nhất, dòng tiền là sự lưu chuyển của tiền vào và ra trong hoạt động kinh doanh. Dòng tiền là nhân tố quyết định trong việc phát triển của các doanh nghiệp, là chỉ số hàng đầu thể hiện sức khỏe của doanh nghiệp. Ảnh hưởng của dòng tiền là có thật, ngay lập tức và nếu quản lý yếu kém sẽ không thể chấp nhận được. Chìa khóa quan trọng là biết làm thế nào để điều phối, bảo vệ và kiểm soát dòng tiền.

 11.   Kỹ năng quản lý tài chính:

Các hoạt động tài chính là việc áp dụng một tập hợp các kỹ thuật mà cá nhân và doanh nghiệp sử dụng để quản lý tiền bạc của họ, đặc biệt là sự chênh lệch giữa thu nhập và chi tiêu và những rủi ro trong các khoản đầu tư của họ. Nhu cầu cho ngân sách định kỳ và báo cáo tài chính là quan trọng nhất. Chìa khóa ở đây là làm cách nào để diễn giải và phân tích các báo cáo tài chính của bạn, để xác định các nhân tố ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của bạn.

 12.   Kỹ năng quản lý thời gian:

Quản lý thời gian là một tập hợp các kỹ năng thông thường để giúp bạn có thể sử dụng thời gian hiệu quả và năng suất nhất. Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng để làm chủ. Kỹ năng này sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích và sử dụng thời gian một cách thông minh. Chìa khóa là biết cách quản lý thời gian hiệu quả và tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp bạn.

Tham khảo thêm các bài viết liên quan đến kế hoạch kinh doanh tại đây.

 Nguồn từ best.edu.vn

 

Mục Lục List DVD Kỹ Năng, Tự Học Kỹ Năng, Tư Duy Tự Học

Written by i-Office.com.vn. Posted in Kỹ Năng

BỘ DVD KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO

1. Lãnh đạo để thành công
2. Gung Ho – Bí quyết phát huy nhiệt huyết nhân viên
3. Lãnh đạo tạo khác biệt
4. Nâng cao năng lực lãnh đạo
5. Trở thành nhà lãnh đạo nổi bật
6. Những phẩm chất của nhà lãnh đạo xuất sắc
7. Nhà lãnh đạo cấp độ 5
8. Diễn thuyết theo cách của Obama

BỘ DVD KỸ NĂNG BÁN HÀNG

1. Nắm bắt tâm lý khách hàng để chinh phục
2. Truyền thông thuyết phục
3. Đỉnh cao trong quan hệ khách hàng
4. Nghệ thuật chốt sale khiến khách hàng không thể chối từ
5. Bán hàng thành công chỉ sau một lần gặp
6. Dịch vụ khách hàng xuất sắc
DVD BÁN HÀNG
1. DVD kỹ năng mềm
2. Bí quyết sử dụng ngôn ngữ trong sale

BỘ DVD KỸ NĂNG MỀM

1. Bí quyết tăng hiệu quả công việc
2. Học và lĩnh hội siêu tốc (Accelerated Learning)
3. Khám phá điểm mạnh bản thân
4. Dùng thôi miên thay đổi tận gốc bản thân
5. Các bước đơn giản để có bài trình bày thuyết phục
6. Bí quyết truyền lửa từ Diễn giả lên tinh thần
7. Kỹ năng thuyết trình bậc thầy
8. SỨC MẠNH TỪ LỜI NÓI
9. Phim Nghệ thuật nói trước công chúng

BỘ DVD KỸ NĂNG SỐNG

1. Làm chủ vận mệnh bản thân
2. Bí quyết sống đời trọn vẹn
3. Không tay chân, vẫn thành công
4. Thay niềm tin, đổi cuộc đời
5. 10 bí mật thành công và hạnh phúc
6. Ba bài học then chốt để thành công
7. Sức mạnh của ước muốn
8. Làm chủ tư duy để làm chủ cuộc đời
9. TÂM THỨC NGƯỜI CHIẾN THẮNG
10. THAY ĐỔI ĐỂ THÀNH CÔNG VƯỢT TRỘI
11. Nguời đàn ông kỳ tích

BỘ DVD CON ĐƯỜNG HẠNH PHÚC

1. Bình yên cho người bận rộn
2. Đánh thức năng lực trí não
3. Nghệ thuật yêu thương bản thân
4. Giải pháp cho mọi vấn đề
5. Nâng cao năng lực cảm xúc EQ
6. Phim EFT: phương pháp mới làm chủ cảm xúc
7. Phim Đường đến hạnh phúc
8. Yoga cho hạnh phúc và sức khỏe

BỘ DVD TỰ DO TÀI CHÍNH

1. Con đường làm giàu
2. Tự do tài chính
3. Giành thắng lợi trong đầu tư bất động sản
4. Khoa học làm giàu
5. Chiến lược đầu tư chứng khoán thông minh
6. Giải mã bí mật triệu phú
7. Bí quyết sinh lời từ đầu tư bất động sản
8. Tư duy triệu phú
9. Dạy con làm giàu
10. Xác định thương vụ BĐS thành công
11. Cách thức tạo nhiều nguồn thu nhập

BỘ DVD BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG

1. Bí Mật Luật Hấp Dẫn – The Secret
2. Bí Mật Siêu Hình – The Meta Secret
3. Quyền Năng Vô Hạn – What The Bleep Do We Known
4. Bản Giao Hưởng – The Opus
5. Tìm Lại Chính Mình – You Can Heal Your Life
6. Giác Ngộ Ý Nghĩa Cuộc Đời – The Shift
7. Mật Mã Hạnh Phúc – The Moses Code
8. Chiến Thắng Bản Thân – The Shadow’s Effect
9. Học Thành Công Từ Những Bậc Thầy – Pass It On
10. La Bàn Định Hướng Thành Công – The Compass
11. Bí Quyết Khởi Nghiệp – Y.E.S Movie

BỘ DVD QUÁCH TUẤN KHANH

1. Tương lai con trong tay bạn
2. Bí quyết trình bày
3. Big Show làm giàu
4. DVD 6 BÍ MẬT NGƯỜI GIÀU
5. DVD QUÁCH TUẤN KHANH -KHỞI BƯỚC THÀNH CÔNG
6. DVD TẠO SỨC HÚT THÀNH CÔNG TRONG KINH DOANH MẠNG
7. DVD Tuyệt chiêu sale
8. DVD Thành công trọn vẹn từ luật hấp dẫn
9. DVD Dạy con thành tài
10. DVD Diễn thuyết chinh phục lòng người
11. DVD tạo dựng cuộc đời như ý muốn

BỘ DVD LÊN TINH THẦN MỚI

1. DVD Động lực từ ước mơ & khát vọng
2. DVD Khơi nguồn sức mạnh vô biên
3. DVD Nuôi dưỡng năng lượng tích cực
4. DVD Rèn luyện tinh thần nhà vô địch
5. DVD Bài Giảng Cuối Cùng – phụ đề Việt

BỘ DVD MỚI CẬP NHẬT NĂM 2013 – CỰC HAY

1. BỘ DVD BÁN HÀNG MỚI 2013
2. Bí quyết bán hàng từ bậc thầy về sale
3. “Vượt mặt” đối thủ cạnh tranh
4. Tạo đột phá về lợi nhuận trong kinh doanh
5. Bí quyết bán hàng cho doanh nghiệp
6. Viết câu chuyện cổ tích đời bạn

BỘ DVD KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NĂM 2013

1. Thói quen thứ 8
2. 17 nguyên tắc vàng của teamwork
3. Tỉ phú bán giầy
4. 12 bài học khởi nghiệp từ Steve Jobs
5. Linh hồn nhà lãnh đạo
6. Lãnh đạo đỉnh cao
7. Tâm lý khởi nghiệp bạn không thể không biết

BỘ DVD KỸ NĂNG MỀM 2013

1. 10 chìa khóa khơi dậy sức mạnh bên trong bạn
2. Hành động đạt kết quả mong muốn
3. Nguyên tắc và qui luật tạo tự tin vượt trội
4. Kỹ năng quản lý thời gian từ Vua hiệu suất Brian Tracy
5. Phương pháp tapping thay đổi tiềm thức
6. Những nguyên tắc thành công từ bậc thầy thành công
7. Thái độ quyết định thành công của bạn
8. Thương lượng dựa trên nguyên tắc (Getting to YES)
9. Bí mật thành công
10. Giải mã ngôn ngữ cơ thể
11. Gõ cửa tiềm năng vĩ đại trong bạn
12. Tập trung vào điểm mạnh bản thân
13. Sống với ước mơ
14. Chiến lược thành công cho bạn trẻ
15. Tạo động lực trong thời đại mới (Motivation 3.0)
16. Thông điệp thành công từ các bậc thầy
17. Lợi nhuận thật từ Internet
18. Sống cuộc đời ngoại hạng
19. Đọc vị người khác qua ngôn ngữ cơ thể
20. Lựa chọn tạo nên đời bạn

BỘ DVD HỌC LÀM GIÀU NĂM 2013

1. Internet Marketing cho ngành đào tạo – diễn thuyết
2. Khai thác thị trường đào tạo học sinh – sinh viên
3. Đầu tư như Cha giàu (Rich Dad)
4. BÁN HÀNG QUA HỘI THẢO
5. Tăng doanh số ngoạn mục từ Internet Marketing

DVD ĐỂ HẠNH PHÚC NĂM 2013

1. Hạnh phúc không cần lý do
2. Đi tìm mục đích sống
3. Trưởng thành qua tình yêu
4. Can đảm yêu thương
5. Diễn văn tình yêu
6. Sứ mệnh yêu thương
7. Sống đời hạnh phúc
8. Tình yêu là cuộc sống
9. DVD DOANH NHÂN 2013
10. Warren Buffett – Nhà đầu tư vĩ đại
11. Ray Kroc – Người đưa McDonald’s đến với toàn thế giới
12. Bill Gates – Ông đã thay đổi thế giới mãi mãi
13. Jeff Bezos – Đại siêu thị online Amazon

Quách Tuấn Khanh

1. TẠO SỨC HÚT CHO NHÀ LÃNH ĐẠO – QuáchTuấn khanh
2. Sống với giá trị văn hóa doanh nghiệp – QuáchTuấn khanh

Tài liệu trên được chia sẻ trong nội bộ cộng đồng i-OFFICE, Vui Lòng Liên Hệ số: 0906616765 Để Được Tham Gia Vào Cộng Đồng

Kỹ Năng Quản Lý Sự Thay Đổi

Written by i-Office.com.vn. Posted in Kỹ Năng

QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
1. Hiểu biết về sự thay đổi

1. Tại sao phải thay đổi?

 Để giữ thế cân bằng và phát triển – công ty
 Tạo ra cơ hội để làm phong phú con đường sự nghiệp và cuộc sống – cá nhân Hãy đón nhận sự thay đổi

2. Nguyên nhân của sự thay đổi

 Nguyên nhân xã hội: xu hướng tiêu dùng…
 Nguyên nhân kinh tế: toàn cầu hoá, cổ phần hoá doanh nghiệp
doanh nhà nước…
 Nguyên nhân về công nghệ: internet; mobile phone…

3. Nhận biết thay đổi từ đâu?

 Từ bên trong
 Thay đổi lớn thường xuất phát từ cấp cao nhất
 Từ đối thủ cạnh tranh
 Sản phẩm mới
 Hạ giá bán sản phẩm…
 Từ môi trường xung quanh
 Pháp lý
 Các nhà đầu tư
 Khách hàngThe Unique Alternative to the Big Four SM

Pháp lý:

1. Cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước
2. Niêm yết trên thị trường chứng khoán các công ty đã được cổ phần hoá
3. Không được vừa kiểm toán vừa cung cấp dịch vụ kế toán

Nhà đầu tư:

1. Áp lực về cổ tức
2. Bán cổ phiếu

Khách hàng

1. Sự trung thành của khách hàng
2. Ý kiến đóng góp của khách hàng

4. Phân loại sự thay đổi

 Thay đổi từ từ: tái cấu trúc,…
 Thay đổi tức thì: chính sách an toàn…

5. Chọn lựa thay đổi

 Nên tập trung vào một vài quy trình thật sự cần thiết
 Ưu tiên thay đổi ở những lĩnh vực chính, sau đó hãy tập trung diện rộng hơn
 Phải có mục tiêu rõ ràng

2. Thiết lập các mục tiêu cụ thể:
Quy trình thay đổi nên được bắt đầu với những tuyên bố rõ ràng và chi tiết về các mục tiêu mà bạn muốn vươn tới.
Các mục tiêu này nên được trình bày trong bối cảnh tình hình thực tế và liên quan với mục đích chung của công ty. Điều này yêu cầu hoạt động thông tin và giao tiếp nội bộ phải được đảm bảo thông suốt để toàn bộ
nhân viên đều chắc chắn rằng tập thể của bạn đang đi đúng hướng, đồng thời các mục tiêu lớn của công ty không mâu thuẫn với nhu cầu của nhân viên.

3. Hoạch định và thực hiện sự thay đổi

 Thay đổi là một quá trình không phải là một sự kiện
 Thay đổi nên được thực hiện theo chiến lược sau đây:
1. Mục tiêu chiến lược rõ ràng
2. Có sự hỗ trợ từ cấp cao nhất
3. Quản lý dự án thay đổi
4. Cần có thời gian
5. Hệ thống thưởng phạt
6. Lập kế hoạch
7. Thay đổi phải có tính thực tế
8. Sử dụng hệ thống hiện có
9. Hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức
10. Mô hình mẫu (làm gương)
11. Phải linh hoạt
12. Xác định các thước đo mục tiêu rõ ràng
 Vì sao cần có sự hỗ trợ của cấp trên?
 Có nguồn lực để thực hiện thay đổi
 Giám sát sự thay đổi
 Góp phần thúc đẩy nhanh sự thay đổi
 Ví dụ (hệ thống IT nội bộ các cơ quan nhà nước)
 Vì sao cần có kỹ năng quản lý dự án?
 Do thay đổi thường kéo dài
 Liên quan đến nhiều bộ phận
 Ví dụ
 Vì sao cần thời gian và kế hoạch cho sự thay đổi?
 Nhân viên có liên quan cần được huấn luyện những thay đổi
 Lập kế hoạch để bảo đảm thay đổi đạt được mục tiêu trong khung thời gian được
xác định cụ thể
 Ví dụ (về thay đổi trong ban hành chuẩn mực kế toán)

 Nhiều vấn đề và sự chống đối thường phát sinh trong quá trình thay đổi
 Thay đổi thường đi theo 5 giai đoạn:
1. Giai đoạn chống đối
2. Giai đoạn từ chối chấp nhận/bảo vệ
3. Giai đoạn loại bỏ những cái cũ
4. Giai đoạn thích nghi với thay đổi
5. Giai đoạn thay thế hoàn toàn cái cũ
 Thay đổi thường có 3 giai đoạn
1. Nhận dạng sự không hài lòng với tình trạng hiện hành
2. Thực hiện sự thay đổi
3. Đưa thay đổi vào công việc hàng ngày
THAY ĐỔI SẼ TẠO RA NHỮNG PHẢN KHÁNG
3. Hoạch định và thực hiện sự thay đổiThe Unique Alternative to the Big Four SM
 Một số công cụ để giải quyết những vấn đề và chống đối
1. Thông tin có hiệu quả: khuyến khích thông tin 2 chiều, thông tin phải rõ ràng, nhất quán;
2. Xây dựng điển hình;
3. Tiếp xúc để nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân viên;
4. Xây dựng lại lòng tự trọng của nhân viên;
5. Khuyến khích nhân viên tham gia và huấn luyện;
6. Sử dụng tư vấn bên ngoài;
7. Giải quyết khác nhau về văn hoá (những thay đổi có tính quốc tế);
3. Hoạch định và thực hiện sự thay đổi
Có năm bước phản ứng luôn song hành cùng với sự thay đổi:
 Từ chối (Denial) – không thể thấy trước bất cứ sự thay đổi quan trọng nào cả.
 Giận dữ (Anger) – với người khác về những gì mà họ bắt mình phải làm
 Kỳ kèo (Bargaining) – thực hiện những giải pháp nhất định, giúp mọi người cảm thấy hạnh phúc.
 Chán nản (Depression) – liệu có đáng hay không? Nghi ngờ, cần sự động viên, giúp đỡ.
 Chấp nhận (Acceptance) – thực tế chứng minhThe Unique Alternative to the Big Four SM
3. Hoạch định và thực hiện sự thay đổi
Các nhà lãnh đạo có thể giúp quá trình thay đổi đýợc tiến hành một cách êm thấm thông qua việc thay đổi thái độ của các nhân viên từ phản đối chuyển sang chấp nhận. Để làm đýợc điều này, các nhà lãnh đạo cần thay
đổi những quan điểm và nghi vấn có tính chất lảng tránh của các nhân viên trong tổ chức thành những nghi vấn có tính chất chấp nhận.
Từ câu hỏi “Tại sao?” chuyển thành câu hỏi “Những cõ hội mới nào sẽ xuất hiện?”. Khi các nhân viên hỏi “Tại sao?” có nghĩa là họ muốn nói tới những lợi ích nào mà sự thay đổi sẽ đem lại cho họ và cho tổ chức. Đừng lo lắng
nếu bản thân bạn cũng cảm thấy do dự và không nhất quán với những thay đổi trong tổ chức … bởi bạn cũng là một con ngýời mà thôi. Bằng việc giải thích rõ ràng các ích lợi có đýợc từ sự thay đổi, bạn sẽ không chỉ khuyên
giải thành công các nhân viên để họ chấp nhận sự thay đổi mà bạn còn tự thuyết phục đýợc chính bản thân mình nữa. The Unique Alternative to the Big Four SM
3. Hoạch định và thực hiện sự thay đổi
Từ những nghi vấn “Sự thay đổi sẽ tác động tới tôi nhý thế nào?” đến câu hỏi “Sự thay đổi sẽ giải quyết đýợc những vấn đề výớng mắc gì?”. Bất kể điều gì cản trở một việc nào đó để nó trở nên tốt hõn đều đýợc coi là vấn
đề výớng mắc. Hãy để các nhân viên biết rõ đâu là vấn đề výớng mắc trong tổ chức và họ sẽ là những ngýời đóng góp một phần vào việc tìm kiếm các giải pháp khắc phục khó khăn đó.
Từ chỗ “Chúng tôi sẽ không thực hiện nó theo cách này” chuyển sang “Nó sẽ trông nhý thế nào?”. Một trong những phản ứng đầu tiên của các nhân viên đối với sự thay đổi là cự tuyệt không muốn đýợc thực hiện nó. Trên
cýõng vị một nhà lành đạo, bạn cần cho họ thấy rõ những ích lợi cũng nhý đýa ra những lời giải thích và động viên, hãy để tập thể của bạn tự đặt ra câu hỏi và tự trả lời về sự thay đổi The Unique Alternative to the Big Four SM

3. Hoạch định và thực hiện sự thay đổi
Từ câu hỏi “Khi nào thì sự thay đổi này sẽ kết thúc để chúng tôi có thể trở lại với công việc bình thýờng” thành “Tôi có thể làm gì đýợc?”. Hãy để các nhân viên tham gia vào quá trình thực thi sự thay đổi. Trên cýõng vị một
nhà lãnh đạo, bạn cần giúp đỡ các nhân viên để họ trở thành một phần của quá trình này.
Từ câu hỏi “Ai đang làm việc này cho chúng ta?” thành “Ai có thể giúp đỡ chúng ta?”. Bạn hãy tập trung vào những thách thức cần phải hoàn thành. Hãy đảm bảo rằng bạn tranh thủ đýợc sự giúp đỡ từ các phòng ban và
đồng nghiệp khác trong tổ chức

 Thế nào là thông tin hai chiều?
 Phải xem xét một cách nghiêm túc các phản kháng và xử lý chúng hiệu
quả
 Phải điều tra sự im lặng một cách kỹ lưỡng vì hiếm khi đó là điều tốt
 Buổi thảo luận trực tiếp với nhân viên chủ chốt và với những người đặc
biệt gây khó khăn (face-to-face meeting)

 Xây dựng điển hình
 Bắt đầu với nhóm nhỏ những người chấp nhận thay đổi
 Với những bộ phận có thành tích tốt
 Huấn luyện
 Cho nhân viên biết những thay đổi
 Cần thời gian để họ thay đổi.
 Sử dụng tư vấn bên ngoài
 Mới đối với công ty VN
 Công ty VN có xu hướng tự làm hết mọi việc, kể cả những lĩnh vực mà họ
không có chuyên môn.

 Khác nhau về văn hoá
 Một số ví dụ về khác nhau về văn hoá
1. Ăn mặc khi đi làm và khi dự tiệc
2. Phát biểu trong buổi họp
3. Làm việc theo nhóm

 Vì sao nên sử dụng hệ thống hiện có?
 Hệ thống hiện có được sử dụng càng nhiều thì càng ít tạo ra những vấn đề
cần phải giải quyết
 Khi cần thiết mới đưa ra những thay đổi về hệ thống
 Vì sao cần sự hợp tác?
 Đây là điểm yếu của các doanh nghiệp VN
 Nên có uỷ ban điều hành sự thay đổi gồm đại diện của các bộ phận có liên
quan
 Vì sao cần hệ thống thưởng?
 Nhân viên có thể thay đổi nhanh chóng cách ứng xử khi được thưởng
xứng đáng
 Đánh giá như thế nào? Tránh đưa ra các chỉ tiêu không đo lường được vi
dụ như đạo đức

 Vì sao phải có tính thực tế?
 Con người là trung tâm của sự thay đổi
 Thay đổi làm lợi cho nhân viên sẽ được nhân viên ủng hộ
 Bạn sẽ phản ứng như thế nào nếu thay đổi làm cho bạn phải làm thêm
việc mà lương thì vẫn như cũ?

3. Hoạch định và thực hiện sự thay đổi
Những giao tiếp hiệu quả, cung cấp được lượng thông tin đầy đủ và kịp
thời về các nội dung khác nhau luôn rất cần thiết trong giai đoạn thay đổi.
Bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên trong công ty đã nắm bắt và hiểu
rõ những gì mà bạn muốn truyền tải đến họ.
Các kênh thông tin càng đa dạng, thì nguồn thông tin càng được tiếp cận
nhanh hơn, thông tin càng có độ tin cậy cao hơn và mau chóng dẫn đến
hành động hơn. Bằng các phương tiện giao tiếp rõ ràng, một quy trình
hành động trong thời gian diễn ra sự thay đổi sẽ được xác định, những
thông tin thích hợp sẽ được cung cấp và các mục tiêu sẽ được đáp ứng
4. Củng cố sự thay đổi
1. Theo dõi tiến độ
 Đo lường kết quả đạt được: tránh tình trạng đánh giá quá hẹp (1 chỉ tiêu) mà mở rộng nhiều chỉ tiêu sẽ tốt hơn.
 Duy trì sự cân bằng: tăng doanh thu mà không tăng lợi nhuận thì thành quả đạt được sẽ ít có giá trị
2. Xem xét lại các giả định
 Phải liên tục kiểm tra sự phù hợp và liên quan của dự án thay đổi đối với môi trường thay đổi
 Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên
 Xem xét lại thái độ hành vi ứng xử của nhân viênThe Unique Alternative to the Big Four SM

4. Củng cố sự thay đổi
Thực hiện chương trình thay đổi
Đo lường kết quả và thông tin phản hồi

Nếu thành công, tiếp tục chương trình
Nếu cần thiết, điều chỉnh chương trình

4. Củng cố sự thay đổi
Động viên:
Động cơ làm việc là sự thúc đẩy hướng đến hành động. Đây là khái niệm khá phức tạp và thường có nhiều dạng thức, tùy thuộc vào mỗi cá nhân, tập thể, nhà quản lý, và vào sản phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp. Các
chuyên gia nhân sự cho rằng mức độ tình cảm của mỗi cá nhân hay tập thể hướng tới lãnh đạo – người “tiếp nhiên liệu” cho động cơ làm việc của họ – sẽ xác định công suất làm việc của cá nhân hay tập thể đó.
Mọi thứ sẽ càng trở nên lý tưởng hơn, nếu có sự hợp tác trọn vẹn của tất cả những cá nhân hay tập thể có ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình thay đổi, giúp cho các nhà lãnh đạo có một nhận thức sâu rộng và mối quan hệ tốt
đẹp với các tập thể và nhân viên trong công ty.

4. Củng cố sự thay đổi
Bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ làm xáo trộn hiện trạng đang tồn tại trong công ty và luôn kéo theo một sức phản kháng nào đó. Việc để các nhân viên chủ chốt tham gia vào quy trình thiết kế và thực thi sự thay đổi – đặc
biệt khi nó liên quan đến sự thay đổi lớn trong cấu trúc – sẽ giúp bạn giảm bớt khó khăn trong hoạt động quản lý sự thay đổi.

5. Phát triển nhân viên:
Phát triển con người nên được coi là mục tiêu hàng đầu của các công ty. Việc phát triển đội ngũ nhân viên hiện tại trong suốt thời gian chuyển tiếp còn giữ vai trò thiết thực hơn, vì nó sẽ ảnh hưởng lâu dài đến tương lai và
lợi ích của công ty. Các nhà lãnh đạo của chương trình cải cách cần có đủ năng lực và quyền hành để tạo ra môi trường và cơ hội cho nhân viên thể hiện chính mình, đồng thời khuyến khích mọi người tự thân phát triển.
Đặt nhân viên vào những ví trí thích hợp với khả năng của họ là một khâu quan trọng trong thời kỳ quá độ nhằm đảm bảo rằng chính đội ngũ nhân viên sẽ là những người góp phần vào thành công chung của công ty. Một
nhà lãnh đạo có kinh nghiệm luôn hiểu rằng nhận thức rõ về sự phù hợp của mỗi cá nhân cho từng vị trí công tác là cơ sở của tất cả những nỗ lực trong hiện tại và trong tương lai. Sự thiếu quan tâm hay thiếu hiểu biết về
việc này có thể khiến bạn tốn kém cả về thời gian và tiền bạc trong suốt thời gian diễn ra sự thay đổi.
29
6: Đánh giá và Phân tích:
Các nhà quản lý không chỉ có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và phân tích cả các quy trình diễn ra sự thay đổi, mà còn phải kiểm tra từng cá nhân trong công ty. Mỗi nhân viên đều phải biết rõ về những thay đổi trong công việc hiện tại của họ, đồng thời họ cũng cần được hướng dẫn để có thể thực thi các công việc, nhiệm vụ mới.
Ngoài ra, nhân viên của bạn cũng phải được tạo điều kiện và thời gian để điều chỉnh các mục tiêu cá nhân, cải thiện hoạt động và thích nghi với vị trí mới của họ. Các tiêu chí đánh giá và phân tích nên được thiết kế với mục tiêu phản ánh viễn cảnh của công ty, trong khi vẫn động viên và khơi mở tính tự giác trong công việc
của mỗi nhân viên.
Bạn cần phải xác định một cách rõ ràng các mốc thời gian quan trọng của cả quá trình, khi giai đoạn phát triển kết thúc và những hành động bắt đầu. Sự phát triển, khác với sự thay đổi, là một quy trình được thực thi trong hoàn cảnh tương đối ổn định. Sự thay đổi tự thân đã bao hàm ý nghĩa bất ổn, nhưng đây lại là quãng thời
tạo ra nhiều tài năng, đặc biệt trong thời kỳ quá độ, các nhân viên “ngôi sao” sẽ bắt đầu toả sáng.

6: Đánh giá và Phân tích:
Để giai đoạn thay đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả như dự tính, có hai kỹ năng mà bạn không thể bỏ qua là kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, trong đó kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân luôn
được coi là quan trọng hơn. Các nhà lãnh đạo cần chú ý sao cho tất cả mọi nhân viên đều phải được đối xử công bằng, đồng thời xây dựng những quan hệ làm việc bền vững ở tất cả các cấp độ. Một nhà lãnh đạo lớn cần
có niềm đam mê thực sự trước thành công của toàn bộ công ty, thân thiện với nhân viên, tạo dựng lòng tin và có luôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi công việc.
Sau cùng, cho dù sự thay đổi ở công ty bạn có bắt nguồn từ nguyên nhân nào chăng nữa và bất kể biểu hiện của nó là gì, thì vẫn tồn tại một chi tiết mang tính quy luật: lãnh đạo càng dành nhiều thời gian để nhận định, phân
tích và lựa chọn quyết định, thì những sự lựa chọn đó sẽ càng ít đi và công ty càng tiến gần đến tình trạng khủng hoảng. Vậy thì với 6 bước trên đây, bạn còn chần chừ gì nữa mà không bắt tay vào công cuộc cải tổ doanh
nghiệp mình?

7. Những lưu ý khi thay đổi
Thứ nhất hãy nhớ rằng không có phương pháp thông báo nào là hoàn hảo. Thay đổi luôn kèm theo những rắc rối và trong quá trình thích nghi với thay đổi luôn gặp phải những khó khăn. Tại sao lại như vậy? Đó là bởi lên kế
hoạch thì rất dễ nhưng các phương pháp cũng như thói quen lâu ngày thì rất khó bỏ. Hãy thu thập thông tin bên ngoài, thu hút đầu tư và tập thích nghi hoà hợp với các phương pháp làm việc khác nhau của đồng nghiệp
và công ty.

Thứ hai bắt đầu từ bản thân mình, nắm rõ về những thay đổi. Có quá nhiều chương trình sử dụng biệt ngữ hay những thông tin chuyên môn dễ gây hiểu lầm bạn nên cố gắng liên kết các thông tin lại. Biết chính xác những
mục tiêu bạn đang cố gắng đạt được dưạ trên triển vọng của công ty và cố gắng hết mình.
Thứ ba bạn nên xác định rõ trong đầu mục tiêu bạn muốn nhắm đến tất nhiên là dựa trên những ý tưởng thay đổi và việc áp dụng các phương pháp chiến lựơc.
Thứ tư ngay khi bạn có ý tưởng thay đổi hãy tiến hành thảo luận với các nhà hoạch định chiến lược, bởi vì nếu thông tin bị rò rỉ hay xuất hiện nhiều tin đồn thì chính những nhân viên truyền đạt thông tin sẽ phải chịu trách
nhiệm.
Thứ năm hãy chia sẻ thông tin với đồng nghiệp của bạn. Trong các công ty cổ phần hữu hạn luôn tiềm ẩn những vấn đề khó xử. Giao thiệp với các đối tác đầu tư luôn là vấn đề được quan tâm lưu ý hàng đầu, các nhân viên
luôn phải lắng nghe họ nói. Trong quá trình giao tíêp nếu bạn không tự tin bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để có thể nắm bắt thông tin, thoả thuận và cộng tác có hiệu quả. Rất nhiều người phải liên tục cập nhật thông tin và
thậm chí tuyển thêm nhân viên phụ giúp.

Thứ sáu luôn nhớ rằng số lượng thì rất quan trọng song chất lượng và sự cộng tác lâu dài mới là điều cốt yếu. Hầu hết các chủ tịch hội đồng quản trị và các giám đốc đều cho rằng bạn không thể tiết lộ quá nhiều thông tin
nhưng bạn có thể tiết lộ một vài thông tin không quá tối mật và quan trọng.
Thứ bảy nhớ thông báo cho mọi người về những thay đổi bạn sắp tiến hành. Rất nhiều nhà lãnh đạo và các giám đốc đánh giá thấp về tầm quan trọng của việc công bố những thay đổi. Điều đó giải thích tại sao chúng ta
cũng chuyển đổi cũng hợp tác nhưng không có kết quả. Hãy nghĩ tiến hành những thay đổi trong công ty cũng như bạn thay đổi những thói quen lâu ngày đã ăn sâu.

Thứ tám sử dụng nhiều phương thức thông báo khác nhau. Một số công ty đã mắc phải sai lầm lớn khi chỉ sử dụng một phương thức thông báo như là thư điện tử hay thông báo trên mạng nội bộ của công ty. Gửi nhiều thông
báo và bản sao cũng là một cách hữu hiệu.
Thứ chín đó là khi thông báo đừng làm rối tung các phương pháp, các quy tắc trong nhóm làm việc, việc lập kế hoạch cũng như chương trình diễn thuyết Power Point.
Thứ mười hãy tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ sự quan tâm, đặt ra các câu hỏi và đóng góp ý kiến sau đó bạn giải đáp thắc mắc cho nhân viên và cung cấp thông tin cần thiết cập nhật cho họ. Càng có nhiều nhân viên
tham gia bạn sẽ đỡ vất vả hơn

CÁM ƠN CÁC ANH CHỊ

Xem Hình Ảnh i-OFFICE

Bài viết khác bạn có thể quân tâm...close