“Anh mới thành lập công ty và chỉ có 3 người, vì chi phí văn phòng cố định quá lớn nên anh có tìm hiểu về văn phòng ảo. Hiện tại, anh chỉ muốn một nơi đặt địa chỉ kinh doanh để thuận tiện nhận được thư từ, bưu phẩm. Thỉnh thoảng sử dụng sảnh tiếp khách hay phòng họp để trao đổi với khách hàng. Anh thấy dịch vụ văn phòng ảo rất phù hợp nhưng anh còn nhiều băn khoăn về nhiều mặt. Tính hợp pháp, nơi đặt địa chỉ, thời gian thuê và giá cả thật sự tiết kiệm hơn khi thuê một văn phòng truyền thống không?”. Một khách hàng tìm đến chúng tôi chia sẻ.
Đây là dấu hỏi chung của rất nhiều các cá nhân và doanh nghiệp. Để có cái nhìn rõ nét và nắm được những yếu tố cần thiết khi thuê văn phòng ảo. Chúng tôi khái quát ngắn gọn những lưu ý quan trọng mà bạn cần biết khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo giá rẻ tại TPHCM.
Văn phòng ảo là gì?
Dịch vụ văn phòng ảo đơn giản là giải pháp cho thuê một địa chỉ văn phòng, thường ở các vị trí đắc địa nhất trong thành phố. Với địa chỉ cho thuê này, kể cả các công ty mới thành lập hay quy mô nhỏ đều có thể sở hữu địa chỉ đẹp, thuận tiện cho các hoạt động giao dịch như thư từ, tiếp nhận thông tin.
Dịch vụ văn phòng ảo có vi phạm luật doanh nghiệp Việt Nam?
Thuận ngữ văn phòng ảo là một tên gọi được đặt cho dịch vụ và chưa xuất hiện trong luật doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng theo điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 đưa ra, một doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động khi có đủ thông tin về công ty trong đó có địa chỉ số nhà, tên đường,thành phố…trực thuộc trung ương nằm trên lãnh thổ Việt Nam kèm theo số điện thoại và số fax nếu có.
Xét về những mặt thực tế mà văn phòng ảo cung cấp, dịch vụ văn phòng ảo là hoàn toàn phù hợp với luật doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Chưa có việc cấm hay có hình thức xử lí nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo, thuê địa chỉ để đặt trụ sở tiếp nhận thư từ.
Chính điều trên đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo ngày càng phát triển đa dạng, được đầu tư mạnh hơn về chất lượng. Tuy nhiên, các các doanh nghiệp còn bị chi phối bởi rất nhiều quy định khác như luật thương mại, luật thuế, v.v. Vậy nên trước khi quyết định sử dụng dịch vụ, bạn cần tìm đến những đơn vị cung cấp dịch văn phòng ảo vụ uy tín để được tư vấn về các dịch vụ pháp lý cần thiết.
Bên cạnh đó, với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo các doanh nghiệp cần phải xem xét đến việc tư vấn các thủ tục chuyên sâu về pháp lí. Hãy đến trực tiếp tòa nhà để được hỗ trợ và kiểm chứng tòa nhà có được phép áp dụng thuê văn phòng ảo bằng các hợp đồng mẫu, các công ty đang vận hành. Nếu bạn chọn các tòa nhà không có kinh nghiệm hay đang gặp vấn đề về pháp lý thì sẽ khiến quy trình đăng ký địa chỉ doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn.
Địa điểm lý tưởng đặt văn phòng ảo
Trước hết, thay vì bạn chọn các tòa nhà trong hẻm hãy chọn các địa chỉ dễ tìm kiếm, có định vị trên Maps, địa chỉ được đặt ở một tòa nhà hạng A gần trục đường lớn sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn “ghi điểm” trong mắt đối tác, khách hàng. Mặc dù chi phí có thể cao hơn đôi chút nhưng sự đầu tư này là có “hời” và đáng để bạn xem xét.
Tại TPHCM thì địa điểm thuê văn phòng ảo tại quận 1 đang là điểm nóng. Sau đó là những khu vực lân cận như quận 3, quận 5, quận Bình Thạnh, quận Tân Bình là những địa điểm được nhiều công ty cân nhắc khi đặt địa chỉ. Khu vực này đạt được tất cả các tiêu chí như giao thông thuận lợi, khu vực tập trung nhiều tòa nhà văn phòng cao cấp hàng đầu thành phố, dễ dàng di chuyển đến sân bay hoặc nằm gần các trung tâm hành chính. Hơn nữa vị trí thuận tiện cũng giúp cho việc giao dịch các chứng từ, giấy tờ từ đối tác gửi đến công ty bạn một cách dễ dàng hơn.
Dưới đây chúng tôi có điểm qua một vài tòa nhà có địa điểm đẹp, giá cả hợp lý tại các Quận trung tâm TP.HCM.
|
TÊN TÒA NHÀ |
KHÁI QUÁT ƯU ĐIỂM VỀ VỊ TRÍ |
|
Indochina Park Tower |
Đặt tại vị trí vàng của trung tâm thành phố, gần ngã 3 hoàng Sa và các con đường huyết mạch Đinh Tiên Hoàng, Mai Thị Lựu, Điện Biên Phủ quận 1. Đứng tại tòa nhà có thể thu trọn quang cảnh “Hòn Ngọc Viễn Đông” vào tầm mắt. |
|
Vincom center Đồng Khởi |
Sở hữu 3 mặt tiền trên đường Đồng Khởi, Lý Tự Trọng và Lê Thánh Tông để di chuyển đến các ngân hàng, bưu điện, Dinh Độc Lập,v.v. |
|
Me Linh Point Tower |
Tọa lạc trên đường Công Trường Mê Linh, xung quoanh là các trung tâm thương mại, các khu tiệ ích như Me Linh Point Tower, Me Linh Point Tower, các ngân hàng Vietcombank, ngân hàng ABC. |
|
Cienco 4 Building |
Nằm trên tuyến đường Nguyễn Thị Minh Khai, là một trong những con đường nối liền giao thông quận 1 và quận 3, đối diện cũng văn hóa Lao động và kế bên tổng cục thể TPHCM. |
Chi phí cho một văn phòng ảo
Với hình thức thuê văn phòng truyền thống, các công ty trả tiền thuê theo diện tích sàn và phải chi trả một khoản tiền rất lớn cho việc thiết kế không gian, trang bị nội thất và các khoản phí phát sinh khác. Còn đối với văn phòng ảo, các tiện ích và trang thiết bị văn phòng được thiết lập sẵn. Bạn sẽ không tốn thời gian và chi phí lắp đặt ban đầu. Có thể nói đây là một trong những xu hướng mới giúp các doanh nghiệp đơn giản hoá bài toán về các chi phí văn phòng những ngày đầu khởi nghiệp.
Một văn phòng ảo tại quận trung tâm thành phố giá sẽ giao động khoảng 480.000 VND – 2.500.000 VND. Các đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ linh động và đưa ra nhiều gói cho bạn lựa chọn. Từ mức thuê cơ bản đến các gói cao cấp phù hợp với tài chính và nhu cầu sử dụng dịch vụ của từng công ty. Bên cạnh đó, tùy theo địa chỉ tòa nhà mà giá văn phòng sẽ được công bố trực tiếp trên website của từng đơn vị cho thuê. Không phải là một điều bất ngờ khi các quận trung tâm như quận 1 sẽ có giao động giá cao hơn chút, bởi chắc chắn chất lượng dịch vụ sẽ đi kèm với giá tiền.
Thực tế, chỉ từ vài triệu đồng/năm là bạn đã có ngay một địa chỉ đăng ký kinh doanh đặt ngay nơi tụ điểm kinh kế nhất thành phố. Đây là cái giá vô cùng rẻ nếu so với tình hình thị trường cho thuê văn phòng ngày càng đắt đỏ hiện nay tại TPHCM. Tuy nhiên, đôi khi rẻ quá cũng không tốt, mà cao quá thì gánh nặng chi phí. Vì vậy doanh nghiệp hãy có sự so sánh những lợi ích mang lại mà chọn được địa chỉ phù hợp nhất.
Các tiện ích đi kèm dịch vụ thuê
Ngoài sự tiết kiệm và tiện lợi kinh tế mà nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo mang lại thì sự linh động, hiện đại từ dịch vụ cho các doanh nghiệp. Một văn phòng đại diện nơi bạn đặt địa chỉ thuê bao gồm các khu vực cơ bản:
- Khu vực lễ tân trang trọng
- Khu vực sảnh tiếp khách chung tiện nghi
- Khu vực pantry không gian xanh
- Khu vực vệ sinh sạch sẽ,
Tất cả đều được trang bị sẵn sàng, bạn có thể đến để thực hiện các thương vụ làm ăn lớn hay trao đổi thông tin với khách hàng. Văn phòng hiện đại góp phần mang lại hình ảnh chuyên nghiệp công ty trong mắt đối tác.
Dưới đây là các tiện ích hầu hết sẽ đi kèm khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, ngoài ra tùy thuộc vào chi phí chọn gói đăng ký của bạn mà dịch vụ được nâng cấp hơn nữa.
- Có vị trí sang trọng đặt bảng tên công ty.
- Có tiếp tân chuyên nghiệp thành thạo ngoại ngữ hỗ trợ nghe điện thoại, nhận thư từ/bưu phẩm.
- Có hot line, số fax riêng cho mỗi công ty.
- Phòng họp riêng cung cấp theo giờ cho mỗi công ty.
- Được hỗ trợ về IT khi cần
- Sử dụng wifi, photo, scan hay trà, caffee
- Bố trí card visit, brochure Công ty tại quầy tiếp tân.
- Được hỗ trợ nghe điện thoại, đón tiếp khách hàng (đến hẹn trước và đến bất ngờ).
- Hỗ trợ xử lý phát sinh bất kì lúc nào khách hàng cần.
- Đảm bảo giúp công ty hoạt động liên tục, chuyên nghiệp như những công ty lớn.
- Được hỗ trợ về pháp lý, thủ tục khi khách hàng muốn đăng ký thành lập công ty.
Thời gian thuê và thanh toán văn phòng ảo
Thông thường với các đơn vị cho thuê văn phòng ảo thời gian hợp đồng thường kéo dài tối thiểu là 6 tháng đến 12 tháng. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể đàm phán về thời gian thuê với các đơn vị nếu công ty bạn muốn sử dụng dịch vụ với thời gian thấp hơn mức tối thiểu.
Theo khảo sát, số đông các chủ doanh nghiệp sẽ đăng ký 12 tháng cho mỗi hợp đồng thuê văn phòng ảo. Thời gian này phù hợp cho mỗi công ty có thể nâng cấp gói dịch vụ hoặc chuyển sang một loại hình khác như thuê văn phòng trọn gói cố định.
Bên cạnh đó, Thời hạn thanh toán gói dịch vụ cũng tương tự như thời hạn hợp đồng. Thông thường bạn sẽ cọc trước khoảng 1 – 2 tháng, tiền cọc sẽ khoảng 1.000.000 VND – 2.000.000 tùy theo yêu cầu của các đơn vị cho thuê. Việc thanh toán theo thời hạn 6 tháng/lần hoặc 12 tháng /lần, thời hạn thanh toán này có ảnh hưởng đến mức chiết khấu hoặc ưu đãi nên bạn cũng cần cân nhắc trước khi kí hợp đồng.
Hi vọng những thông tin khái quát trên có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn một văn phòng ảo giá rẻ TPHCM phù hợp. Bạn hãy là một khách hàng thông thái, lựa chọn đúng được đơn vị uy tín khi sử dụng dịch vụ để không phải tiền mất tật mang.
Tài liệu tham khảo thêm:
Văn Phòng Ảo Giúp Các Doanh Nghiệp Đứng Vững trong thời Kỳ Covid-19
