Mô hình văn phòng ảo đồng hành cùng hàng ngàn nhà khởi nghiệp

“Đua cùng tốc độ và guồng quay sự phát triển xã hội, người trẻ ngày càng trở nên bức phá hơn. Họ ham học hỏi, không ngại vất vả, dám khởi nghiệp để thực hiện đam mê. Nhưng chặng đường khởi nghiệp đó mới đi được một nửa thì nhiều người từ bỏ. Những đam mê, sự nhiệt huyết bị đè nặng bởi áp lực thực tế: nguồn vốn cạn kiệt, không xây dựng được lòng tin với khách hàng khi chỉ sở hữu văn phòng nhỏ, nội thất thô sơ, các vấn đề dịch vụ, nhân viên.”

Mô hình văn phòng ảo giúp con đường khởi nghiệp dễ dàng hơn

Nhà văn Charles R. Swindoll cho rằng, cuộc sống bao hàm 10% những điều xảy ra với bạn, còn lại là 90% cách bạn phản ứng với chúng. Hãy có một lối tư duy “ hợp thời”, mạnh dạn tìm một giải pháp tốt hơn để dẫn dắt lối kinh doanh của bạn khởi sắc, như việc thuê văn phòng ảo.

Mô hình văn phòng ảo cho phép bạn vận hành doanh nghiệp từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ thực làm địa diện văn phòng kinh doanh. Nơi sẽ có bộ phận lễ tân chuyên nghiệp tiếp nhận thư từ/ bưu phẩm, tiếp nhận và gửi thông tin đến công ty bạn. Sử dụng tiện nghi khác như một văn phòng truyền thống, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Mô hình văn phòng ảo mang đến giá trị thực

Đơn giản thôi, nếu công ty bạn là con xe lên dốc rồi đột ngột bị tụt lùi, thì văn phòng ảo chính là “ phanh” kịp thời cho của các nhà khởi nghiệp. đồng thời là “ đòn bẩy” cho công ty tiếp tục trên chặng đường.

Văn phòng ảo loại bỏ những chi phí không cần thiết

Loại bỏ đi những chi phí không cần thiết chính là gỡ bỏ gắng nặng trên vai người trẻ trên con đường khởi nghiệp. Thực tế, nếu bạn làm những điều này sớm hơn thì có thể ngăn công ty của bạn khỏi việc thất bại ngay từ đầu.

Dưới đây là bảng các chi phí bạn phải trả để duy trì thuê một văn phòng truyền thống và một văn phòng ảo.

 Hạng mục chi trả

Văn phòng truyền thống

 văn phòng ảo

Các hạng mục phải chi trả khi thuê một văn phòng truyền thống hay xây dựng một văn phòng cố định đầy đủ tiện nghi tưởng chừng như những điều nhỏ nhặt, nhưng khi cộng lại sẽ lên tới con số tỷ đồng để đầu tư. 

Việc linh động làm việc từ xa của mô hình văn phòng ảo giúp cắt giảm các khoản phát sinh đáng kể. Từ việc trợ cấp đi lại cho nhân viên, phí sinh hoạt cá nhân,…Văn phòng ảo là đáp án giải quyết bài toán  tài chính đặt ra. Các công ty mới xây dựng, bạn trẻ khởi nghiệp có thể yên tâm hoạt động kinh doanh với một mức chi phí trọn gói chỉ từ vài trăm một tháng, tùy theo thỏa thuận hợp đồng. Hãy tiếp kiệm chi phí một cách thông minh để đầu tư vào tiềm năng khởi nghiệp của bạn.

Mô hình văn phòng ảo cùng bạn kiến tạo thương hiệu doanh nghiệp

Một phần quyết định kế hoạch kinh doanh của bạn có đứng vững hay không chính là “lòng tin của khách hàng và đối tác”. Có nghĩa rằng bạn cần tạo nên bộ mặt chuyên nghiệp cho công ty mình. Mà điều đó bạn dễ dàng tận dụng hiệu quả tối đa từ dịch vụ văn phòng ảo.

Điều làm mất lòng tin qua con mắt của khách hàng, đối tác mà bạn gặp phải khi khởi nghiệp:

• Địa chỉ doanh nghiệp là một con hẻm, địa chỉ xa thành phố, khách hàng mất cả giờ đồng hồ để tìm đến công ty bạn.
• Trụ sở công ty là căn hộ, nội thất kém sang.
• Giới thiệu dự án, dịch vụ hay ký kết hợp đồng tại một quán cà phê ven đường.
• Số điện thoại liên hệ công ty là số điện thoại cá nhân thay vì số tổng đài có lời chào chuyên nghiệp.
• Những cuộc họp, hội nghị không có sự riêng tư, phòng họp cách âm

Văn phòng ảo cung cấp một địa chỉ đẹp ngay giữa trung tâm

Hầu hết đơn vị dịch vụ văn phòng ảo tập trung phần lớn tại các quận trung tâm trong tòa nhà/cao ốc hạng A, hạng B của thành phố. Bạn dễ dàng có thể thuê ngay địa chỉ văn phòng uy tín tại quận 1 trung tâm phát triển kinh tế.  

Địa chỉ giao thông thuận lợi, có thể kết nối nhiều quận khác trong trung tâm thành phố. Đặc biệt dễ dàng cho việc di chuyển cũng như thực hiện các giao dịch với các đối tác, khách hàng.

Văn phòng ảo đem đến một văn phòng đại diện tiện ích

Đối với các nhà khởi nghiệp, các chuyên viên muốn thành lập một công ty riêng. Việc xây dựng một văn phòng với đầy đủ tiện nghi từ không gian xanh, nội thất sang trọng đến trang thiết bị tối tân không phải là một điều dễ dàng.

Các đơn vị cho thuê mô hình văn phòng ảo thấu hiểu được điều này. Họ thiết lập sẵn một văn phòng đại diện có đầy đủ tiện, đáp ứng hình ảnh một công ty uy tín. Cùng các tiện ích đi kèm như:

• Bảng tên đặt tại đại sảnh tòa nhà hạng A, sánh ngang cùng với các công ty lớn có danh tiếng.
• Sảnh tiếp khách miễn phí
• Hỗ trợ đăng ký kinh doanh, thủ tục pháp lý.
• Sử dụng phòng họp, chỗ ngồi làm việc theo định mức.
• Hỗ trợ in ấn, fax, scan,…
• Nhân viên lễ tân được đào tạo bài bản giúp bạn tiếp đoán khách hàng, đối tác nhanh nhẹn.
• Dịch vụ duy trì điện thoại tổng đài riêng
• In danh thiếp,…

Khu vực lễ tân chuyển nghiệp của mô hình văn phòng ảo quận 1

Một văn phòng đại diện được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và dịch vụ tốt là điểm nhấn trong lòng đối tác. Nhất là đối với bạn trẻ trong bước đầu của khởi nghiệp khi còn chưa có danh tiếng trong thị trường.

Văn phòng ảo hỗ trợ linh hoạt trong hợp đồng

Thông thường không gian văn phòng truyền thống thường sẽ yêu cầu ký một hợp đồng thuê dài hạn. Đó là lý do tại sao rất nhiều nhà khởi nghiệp chọn cách tránh thuê bất kỳ không gian văn phòng chính thức nào để bắt đầu.

Hợp đồng thuê văn phòng ảo được gia hạn ngắn. Thường sẽ kéo dài tối thiểu 6 tháng đến 12 tháng. Trong trường hợp nếu bạn thiếu hụt tài chính, bạn có thể đàm phán đơn vị cho thuê để hủy hợp đồng. Bạn cũng dễ dàng thay đổi các điều khoản trong hợp đồng của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn hủy hoặc thêm bất cứ điều gì về dịch vụ để phù hợp với nhu cầu sử dụng và tài chính – chẳng hạn như chỉ có nhu cầu tiếp nhận thư từ, không có nhu cầu sử dụng tiện ích, bạn dễ dành linh hoạt với công ty văn phòng ảo.

Sự chuyển đổi linh hoạt của mô hình văn phòng ảo

Bên cạnh đó, có rất nhiều bạn băn khoăn việc ký kết hợp đồng mô hình văn phòng ảo về vấn đề: “Khi mới bắt đầu sự nghiệp để tiết kiệm chi phí tôi đăng ký địa chỉ công ty tại tòa nhà A. Nhưng sau một thời gian, khi có kinh tế và phát triển phần nào công ty. Tôi muốn đi thuê văn phòng thực để có chỗ ngồi làm việc. Nếu vậy việc thay đổi địa chỉ sang một chỗ mới thật là bất tiện hay sao”.

Điều đó không là vấn đề, khi các đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ cũng cấp cả chỗ ngồi làm việc, dịch vụ văn phòng trọn gói. Việc chuyển từ văn phòng ảo qua văn phòng thực đã trang bị đầy đủ nội thất, điều hòa, điện, internet… chỉ linh hoạt trong một bản hợp đồng mới. Đặc biệt vẫn duy trì địa chỉ kinh doanh của công ty.

Mặc dù loại hình mô hình văn phòng ảo không phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Vì có nhiều công ty cần một không gian thật để làm việc và thực hiện dự án, cần mọi người ở cùng một nơi để hoàn thành công việc. Nhưng đối với những bạn trẻ có ý định khởi nghiệp, các công ty mới thành lập có quy trình làm việc tự động hóa. Văn phòng ảo sẽ là dịch vụ cung cấp một sự thay thế mạnh mẽ cho các dịch vụ thuê văn phòng truyền thống.

Xem thêm:

Tọa đàm trực tuyến: Startup và cơ hội tận dụng giao thức kết nối mới

Lợi ích của văn phòng giao dịch