Trong số báo tháng này, tạp chí tiếng Anh Vietnam Economic Times (VET) của Thời báo Kinh tế VIệt Nam đang thực hiện một bài viết liên quan đến việc kinh doanh văn phòng ảo tại Việt Nam.
Nội dung trao đổi giữa VET và i-Office:
1. Cho đến nay, Qúy công ty đã cung cấp cho bao nhiêu doanh nghiệp dịch vụ văn phòng ảo của mình?
– Đến nay (suốt hơn 04 năm qua), i-Office (Intelligent Office) đang phục vụ cho hơn 1,700 khách hàng (trung bình có 450 – 650 Khách hàng/ mỗi tầng phục vụ) Do từ đầu năm 2011, i-Office đã mở rộng đầu tư cho 03 tầng riêng biệt phục vụ cho việc khai thác thị trường này,
2. Ông đánh giá như thế nào về việc kinh doanh văn phòng ảo trong 2-3 năm qua đặc biệt là năm 2012 dựa vào những kết quả kinh doanh của công ty?
– Trong các năm qua, chúng tôi nhận thấy có sự tăng trưởng tốt về thị trường này, nhưng đặc biệt trong năm 2012 vừa qua, i-Office (Intelligent Office) đã chứng kiến sự tăng trưởng khá bất ngờ của việc kinh doanh văn phòng chia sẻ này..
– Cũng cần phải nói chi tiết hơn về việc tăng trưởng kinh doanh ‘văn phòng ảo’ hiện nay: vì thực chất, ngành kinh doanh ‘văn phòng ảo’ là một khái niệm đã bị ‘gộp’ chung cho đơn giản – nhưng dễ hiểu nhầm! khái niệm này bao gồm:
a. Dịch vụ cho thuê văn phòng giao dịch (chỉ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh và văn phòng giao dịch đẹp – KH không làm việc ở đây) khách hàng khởi nghiệp thường chuộng loại dịch vụ này để tiết kiệm chi phí hoạt động và tìm cơ hội phát triển.
b. Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói – còn gọi là văn phòng chia sẻ (cho khách hàng thuê hẳn một phòng làm việc – và tính tiền trọn gói bao gồm luôn cả tiền điện, nước, máy lạnh, khu vực tiếp tân, sảnh tiếp khách, phòng họp, tiếp tân, thư ký,…) những doanh nghiệp nhỏ, chi nhánh công ty,… rất ưa chuộng loại dịch vụ này do tiết kiệm, đạt đẳng cấp chuyên nghiệp và không cần phải quản lý văn phòng
Cụ thể, trong năm qua (2012) ở i-Office:
Dịch vụ cho thuê văn phòng giao dịch tăng trưởng: 83% với hơn 400 khách hàng mới
Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói tăng trưởng: 178% với hơn 300 m2 mặt bằng mở rộng thêm.
Điều này, như một hệ quả tất yếu của sự suy giảm kinh tế: các doanh nghiệp luôn đặt mục tiêu hàng đầu là tiết kiệm chi phí => giải pháp chọn văn phòng trọn gói là lựa chọn hàng đầu – vì dù có chật hơn một ít so với việc thuê nhà phố, nhưng lại được nhiều tiện ích hơn vì ở trong building, địa chỉ đẹp và rất tiết kiệm
3. Xin ông cho biết đôi nét về sự cạnh tranh của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này?
– Rất khốc liệt – và có thể xem thị trường này như là một ví dụ kinh điển về việc cạnh tranh, nó diễn ra nhanh, mạnh, mỗi giờ (chứ không phải là mỗi ngày như lĩnh vực tiêu dùng nhanh- FMCG)
– Cạnh tranh bằng google adwords theo cơ chế đấu giá, rất tốn kém (giá đấu cao nhất có thể lên đến 13.500 đồng/ 01 lần click vào)
– Cạnh tranh bằng SEO (Search Engine Optimize), ví dụ để ở top 5 – chi phí khởi tạo khoảng 6,600 USD (Tương đương 138,600,000 VND) chưa kể tiền duy trì hàng tháng là 18 – 20% = (tương đương khoảng 25 triệu đồng/ tháng) –
– Cạnh tranh bằng số lượng websites để đa dạng cơ hội tiếp xúc với khách hàng
– Cạnh tranh bằng giá, giảm giá liên tục khoảng 50% (từ 1,200,000 đồng/ tháng giảm còn 600,000 đồng tháng – cho gói ‘cho thuê văn phòng giao dịch’
– Cạnh tranh bằng cách nâng cao chất lượng phục vụ đầu tư cho cơ sở hạ tầng hiện đại, chuyên nghiệp, số lượng dịch vụ, chất lượng dịch vụ
– Cạnh tranh với con số đối thủ không nhỏ: ít nhất có 25 đơn vị cạnh tranh ở tp. HCM và 06 ở Hà Nội (Hồ Chí Minh: Regus, Văn Phòng Thông Minh i-Office, Level 1, G-office, PSO, Central office, S-office, Fimexco, Sohovina, E-Smart, Vietphone, Rolano, SG business Center, The Imperal, Gemadept, IBC Office, b-office, SaiGon I-com, v-office, vanphongdaidien, Nguyễn Lâm Office, x-office, 194 Golden Building, 3G-Building, k-office…Hà Nội: Tid-Group, CEN Group Asset, CSC VN – Executive Business Center, Minh Office, Moffice, Poffice…)
4. Công ty ông có những ưu thế gì để dành được sự quan tâm của khách hàng trong môi trường cạnh tranh như thế?
– Đầu tư vào cơ sở hạ tầng để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng (trong năm 2012, i-Office đã đầu tư trên 75,000 USD nhằm nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất: sảnh tiếp khách, máy móc, thiết bị văn phòng, phòng hợp, …)
– Đầu tư vào quy trình phục vụ khách hàng thông qua các phần mềm được thiết kế riêng nhằm quản lý để phục vụ khách hàng nhanh chóng nhất
– Đầu tư vào công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ khách hàng quản lý doanh nghiệp của họ hiệu quả hơn
– Tăng cường việc phát triển các dịch vụ gia tăng để phục vụ và hỗ trợ khách hàng nhiều hơn.
– Chú tâm vào việc đào tạo nhân sự: ví dụ: tài trợ 100% chi phí khóa học về Digital Marketing – 06 tháng tại Singapore cho anh Trần Thiên Định – Digital Marketing Manager để anh ta Tổ chức và nâng cao nghiệp vụ cho phòng Digital Marketing gồm 06 nhân viên.
– Trở thành Đại lý google: để chỉ trả chi phí gốc và hỗ trợ các khách hàng của i-Office có thể ‘chạy quảng cáo’ google adwords với mức giá gốc
5. Có ý kiến cho rằng, suy thoái kinh tế lại là một cơ hội vàng cho những doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo? Ý kiến của Ông như thế nào?
Theo chúng tôi, sẽ chính xác hơn khi phân nhóm:
– Với dịch vụ ‘Cho thuê văn phòng trọn gói’ thì suy thoái kinh tế lại là một cơ hội vàng cho ngành. Vì rất nhiều công ty cắt giảm quy mô, cắt giảm chi phí đến mức tối thiểu và vì thế đây là giải pháp mà họ phải ưu tiên hàng đầu
– Nhưng với dịch vụ “cho thuê văn phòng giao dịch’ thì kinh tế suy thoái, số lượng này không tăng. Nhưng khi kinh tế hồi phục, dịch vụ này chính là dịch vụ nổi tiếng thuộc dạng ‘bí quyết khởi nghiệp thành công’ => khi kinh tế phát triển mới là lúc được xem là cơ hội vàng cho ngành cất cánh.
5. Ông đánh giá như thế nào về tiềm năng cũng như xu hướng kinh doanh văn phòng ảo tại Việt Nam trong năm 2013 và 2-3 năm tới?
– Như chúng tôi đã trình bày, ngành dịch vụ này được ‘nổi tiếng’ nhờ tính thiết thực và tiết kiệm của nó mang lại (cho dẫu là suy thoái hay tăng trưởng nhanh, một trong hai dịch vụ này đều phát triển). => Như vậy, đối với xu thế ngành là tiềm năng
– Tuy nhiên, chính vì lý do trên đã có quá nhiều doanh nghiệp ‘lao’ vào đầu tư, khai thác ngành này. Thậm chí, có cả những ngôi nhà 03 – 04 tầng cũng được đưa vào khai thác. Đó là chưa kể đến việc cho thuê văn phòng ở các cao ốc cũng trở nên ngày càng khó khăn => các đơn vị này tự tổ chức dịch vụ ‘cho thuê văn phòng trọn gói’ ngay tại tòa nhà => làm cho tình hình kinh doanh thêm tính cạnh tranh khốc liệt
6. Ông đánh giá ntn về xu hướng của việc kinh doanh ‘Văn phòng giao dịch’ và ‘Văn phòng chia sẻ’ trong 2-3 năm tới
– Sẽ còn nhiều đơn vị gia nhập ngành này và Sau khi cạnh tranh khốc liệt (về giá và chi phí cạnh tranh cao), chỉ còn khoảng 20 – 30% các đơn vị kinh doanh trên lĩnh vực này (nghĩa là chỉ còn khoảng 8 -12 đơn vị).
– Đó là những đơn vị tiếp tục duy trì được chất lượng phục vụ, cải tiến nhanh để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Vì hậu quả của việc cạnh tranh về giá (giảm doanh thu) và chi phí cạnh tranh quá cao => một số đơn vị sẽ chủ động cắt giảm chất lượng, số lượng dịch vụ,.. để cân bằng thu nhập => khách hàng sẽ dần từ bỏ họ.
– Nói cách khác, chỉ có những đơn vị phục vụ ngành đúng nghĩa thì tồn tại còn những đơn vị khai thác ngành sẽ không giữ được thành công
– Chính vì thế, trong 2-3 năm nữa, ngành này sẽ có nhiều cải cách về dịch vụ để phù hợp với tình hình kinh tế việt nam. Xin vui lòng tham khảo thêm bài viết có chủ đề: “văn phòng ảo tại việt nam” trên trang Wikipedia.org
– Cùng lúc đó, chất lượng phục vụ, hiệu quả phục vụ và uy tín phục vụ của những đơn vị còn tồn tại sẽ phát triển đến đẳng cấp mới như các đơn vị kinh doanh “Serviced Office” của những nước phát triển.
7. Khó khăn lớn nhất của việc kinh doanh văn phòng ảo tại Việt Nam là gì, thưa Ông?
Về khía cạnh pháp lý:
– Khung pháp lý chưa rõ ràng
– Luật thiếu kiểm soát chặt chẽ quy định: ‘phải có hợp đồng thuê văn phòng mới được đăng ký kinh doanh’
Về khía cạnh khách hàng:
– Một số lượng lớn các ‘khách hàng’ chưa biết đến dịch vụ văn phòng giao dịch hay văn phòng chia sẻ (văn phòng trọn gói)
– Với cách dịch quá sát nghĩa dẫn đến có sự sai lệch về ‘văn phòng ảo’ một số khách hàng có tính e dè, nghi kỵ với dịch vụ này.
Về khía cạnh đối thủ cạnh tranh:
– Đây thực sự là ngành: DỄ GIA NHẬP – KHÓ CẠNH TRANH. Chính vì thế, số lượng đối thủ cạnh tranh liên tục tăng nhanh: trong năm 2012, chỉ tại miền Nam, tốc độ tăng số lượng đấu thủ lên đến 128%. Cụ thể: có đến 14 đơn vị thành lập/ trên tổng số chỉ có 11 đơn vị hiện hữu => tổng số nâng lên 25 đơn vị cạnh tranh
Về khía cạnh đối thủ tiềm năng:
– Từ sai lầm do thiếu sự hiểu biết về ngành đặc biệt là thiếu sự thống kê (ví dụ như google keyword, google trends,v.v..) các đơn vị bất động sản luôn cho rằng khi khủng hoảng kinh tế, ngành này sẽ phát triển mạnh nên số lượng các đấu thủ sắp gia nhập ngành là rất lớn.
Về khía cạnh cung ứng :
– Ngành này còn thiếu những đơn vị chuyên nghiên cứu, thi công những giải pháp công nghệ thông tin chuyên biệt để phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng nên cũng là một trong những hạn chế để phát triển ngành này trong thời gian ngắn
8. Ông có đề xuất như thế nào để giúp các doanh nghiệp giảm bớt được những khó khăn ấy?
– Nên thực sự hiểu ngành và số lượng nhu cầu khách hàng thật kỹ (vì các công cụ được công bố rộng rãi)
– Nên tìm cách ‘phục vụ’ khách hàng hơn là tìm cách ‘khai thác’ khách hàng
– Nên tìm cách nâng cao chất lượng phục vụ hơn là cắt giảm chất lượng để hạ giá thành cạnh tranh
