Nền kinh tế suy thoái kéo dài và vẫn chưa có phác đồ điều trị hiệu quả, doanh thu giảm sút, lợi nhuận không đủ bù đắp chi phí, mất cân đối tài chính, nợ quá hạn…đã đẩy nhiều doanh nghiệp đến bờ vực phá sản. Đã có khoảng 55.000 doanh nghiệp giải thể trong năm 2012. Số doanh nghiệp giải thể tập trung vào các thành phố lớn như Hà Nội và TPHCM. Tuy nhiên, theo Luật phá sản hiện nay thì DN muốn xin phá sản cũng không dễ dàng gì bởi sự phức tạp về xử lý quyền lợi các bên liên quan cũng như thủ tục còn rườm rà. Tuy nhiên, nhiều đơn vị hiện nay vẫn có thể giảm nhẹ áp lực phải giải thể khi bình tĩnh xử lý tốt các tình huống tài chính, chờ đợi thời cơ phục hồi của nền kinh tế. Trong những giải pháp đó, giảm bớt gánh nặng chi phí là việc làm cần thiết. Giảm tối đa chi phí Để dùy trì hoạt động công ty, các DN phải bỏ ra rất nhiều các chi phí hoạt động khác nhau, và để giảm tối đa những chi phí này nhiều DN đã tìm đến dịch vụ văn phòng trọn gói , văn phòng ảo để thu xếp văn phòng của mình gọn đến mức tối đa có thể nhằm tiết giảm rất nhiều chi phí thuê văn phòng thực còn đắt đỏ như hiện nay. Chỉ cần khoảng một triệu đồng mỗi tháng, là một công ty có thể sử dụng địa chỉ tại giữa trung tâm thành phố để đăng ký địa chỉ kinh doanh, địa chỉ giao dịch, tiếp khách, hội họp… Hình thức làm việc này hạn chế được tối đa văn phòng phí và vô số loại phí không tên khác. Ngoài ra các văn phòng ảo còn có nhiều dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác như dịch vụ phòng họp, cho thuê nhân viên đại diện… Tập trung tối đa nguồn nhân lực cho những công việc mang lại hiệu quả kinh doanh nhiều nhất, đặc biệt ưu tiên những việc mang dòng tiền về như bán hàng, thu hồi công nợ… Những việc ít quan trọng hơn nhưnhận điện thoại, công văn; ghi chép sổ sách kế toán, kê khai thuế… đều có thể làm ngoài (outsourcing). Đây là một xu hướng chủ đạo của nhiều DN vừa và nhỏ hiện nay đang áp dụng, và kế toán thường được “outsourcing” nhiều nhất, với mức giá chưa đến một triệu đồng cho gói dịch vụ cơ bản. Ăn nên làm ra Trong khi giá thuê văn phòng truyền thống hiện nay tại trung tâm các thành phố lớn như HN và Tp.HCM hiện nay vẫn khá cao, chi phí dịch vụ văn phòng ảo lại thấp hơn rất nhiều. Theo số liệu của một số công ty tư vấn BĐS quốc tế công bố mới đây, giá thuê văn phòng truyền thống hiện đối với hạng A khoảng trên 30 USD/m2/tháng, hạng B khoảng 20 USD/m2/tháng. Có thể nói chi phí văn phòng trong thời điểm kinh tế khó khăn hiện nay là một gánh nặng tài chính cho một số DN, đặc biệt là những DN mới khởi nghiệp, DN vừa và nhỏ khi muốn có bộ mặt văn phòng khang trang tại 2 thành phố đắt đỏ HN và Tp.HCM. Vì thế, nhiều DN tìm đến dịch vụ văn phòng ảo. Hiện trên thị trường không có nhiều công ty kinh doanh văn phòng chia sẻ, chỉ đếm trên đầu ngón tay khoảng gần 10 công ty, trong đó một số đơn vị đã có truyền thống cung cấp các dịch vụ văn phòng này như i-Office, Công ty văn phòng trọn gói, Regus, hay Abix,…dịch vụ văn phòng này cũng chỉ mới xuất hiện cách đây khoảng 7 năm nay. Tuy nhiên, hiệu quả kinh doanh của các đơn vịnày cũng khá ấn tượng. Nắm bắt được nhu cầu này, nhiều công ty như i-Office, Văn phòng trọn gói đã không ngừng mở rộng diện tích cho thuê, doanh thu cũng không ngừng tăng như i-Office doanh thu tăng 170% năm 2010… Văn phòng ảo là khái niệm chỉ loại văn phòng cung cấp các dịch vụ và tài sản văn phòng được dùng chung như lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách, bàn ghế, máy photo, máy Scan, máy fax,…nhân viên của các chủ DN sử dụng dịch vụ này mà không cần làm việc tại văn phòng mà vẫn giữ được liên lạc với đối tác và khách hàng thường xuyên. Giá dịch vụ văn phòng ảo thường có nhiều gói khác nhau từ cơ bản đến trọn gói, thường dao động từ 400 USD đến 1000 USD mỗi năm. Diện tích cung cấp thường từ 5m2 đến 30m2. Chẳng hạn như giá dịch vụ tại i-Office từ 300.000 đồng/tháng đến gần 4.000.000 đồng/tháng áp dụng cho các gói từ cơ bản cho đến trọn gói tại một số tòa nhà tại trung tâm Tp.HCM như Saingon Centre, Indochina,… Theo thống kê của i-Office trong số các DN sử dụng văn phòng ảo có đến 60-70% doanh nghiệp khởi nghiệp (trong đó khoảng 80% là DN trong nước hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin). Tuy nhiên, khi những DN này lớn lên, có tiềm lực mở rộng văn phòng công ty thì vẫn còn khoảng 30% vẫn sử dụng văn phòng ảo làm chi nhánh công ty. Vì thế, các hợp đồng thuê dịch vụ văn phòng ảo hiện này thường chỉ có thời hạn khoảng 3 tháng cho đến 1 năm. Đại diện các nhà cung cấp văn phòng ảo đều cho rằng họ đem đến các giải pháp tích kiệm và hiệu quả cho DN trong thời buổi kinh tế khó khăn hiện nay. Mạnh Dũng |
Lựa chọn văn phòng ảo – Sự lựa chọn thông minh
WordPress là dịch vụ blog có 32 triệu tài khoản đang hoạt động. Nhưng ít ai biết văn phòng chính của công ty điều hành dịch vụ này tại Mỹ chỉ có 8 nhân viên điều hành.
Đọc E-paper
“Tại nhà” ở đây có thể hiểu là ở Bulgary, Việt Nam hay San Francisco. Các nhà quản lý không quan tâm nhân viên là ai mà chỉ quan tâm duy nhất đến công việc.WordPress là một điển hình của mô hình doanh nghiệp áp dụng văn phòng ảo . Thay vì yêu cầu nhân viên tới nhiệm sở hằng ngày, công ty cho phép nhân viên có thể làm việc tại nhà.
Theo khảo sát của iPass mới đây, 90% nhân viên cho rằng tính linh hoạt là yếu tố được đánh giá cao nhất trong hình thức làm việc từ xa. Các văn phòng ảo có thể huy động được nhân viên từ bất kỳ nơi nào trên thế giới.
văn phòng ảo rõ ràng có rất nhiều lợi ích mà trước hết là có thể tiết kiệm chi phí văn phòng bên cạnh hàng loạt các chi phí khác như hội họp, đi lại…
Tuy nhiên, rủi ro lớn nhất trong mô hình văn phòng ảo là nhân viên không thể chia sẻ các thông tin cơ bản về chiến lược, dự án và kế hoạch. 22% nhân viên trả lời là thiếu tính tương tác với đồng nghiệp.
Nếu người lao động ở các múi giờ khác nhau thì các cuộc họp ảo có thể trở nên phức tạp. Để khắc phục hạn chế này, Công ty Automattic (Mỹ) sử dụng một nơi gọi là P2 – một blog thiết kế cho các nhóm làm việc với nhiều chủ đề khác nhau.
Mọi tuyên bố, hội thoại, câu hỏi được đưa lên blog giúp mọi người quan tâm có thể cập nhật. Nếu nhân viên có một vấn đề riêng, họ có thể sử dụng Skype hay ICQ instant messenger hoặc Google + Hangouts. Skype được 69% nhân viên sử dụng để liên lạc với đồng nghiệp, trong khi 29% sử dụng FaceTime.
Theo iPass, văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ. Tuy nhiên, nhiều quản lý có quan điểm tiêu cực về cách làm việc tại nhà. 41% cho rằng làm việc từ xa hạn chế công việc, theo khảo sát của Forrester Research dựa trên phỏng vấn 1.800 nhà quản lý.
