Trong khi các doanh nghiệp còn đang bắt nhịp khôi phục lại kinh tế do Covid-19 gây ra chưa được bao lâu thì đại dịch vi-rút corona chủng mới bùng phát như cơn cuồng phong làm hầu hết các doanh nghiệp phải lao đao, sự chênh vênh trong tài chính buộc các nơi trên khắp thế giới thay đổi phương thức làm việc và các công ty cũng đang tìm cách để có thể làm việc từ xa một cách hiệu quả. Trong khi nhiều doanh nghiệp quyết định “ngủ đông” dừng mọi hoạt động kinh doanh để giảm thiểu tối đa thiệt hại thì hàng ngàn các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang sử dụng mô hình văn phòng ảo một dịch vụ cho thuê văn phòng chỉ sử dụng địa chỉ – cho phép các doanh nghiệp vừa có thể duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày lại vẫn có thể đảm bảo sức khỏa cho nhân viên trong đại dịch Covid-19. Vì họ biết rằng ngủ đông là một giải pháp nhưng lại chỉ dành cho doanh nghiệp đã có tích lũy, việc ngủ đông sẽ thiếu cọ xát và thực chiến, dẫn đến góc nhìn hạn chế, bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.
Dưới đây là 3 lý do khảo sát thấy hầu hết các khách hàng cho rằng, mô hình văn phòng ảo là lựa chọn tuyệt vời để điều hướng doanh nghiệp của họ đứng vững và đi lên trong cuộc khủng hoảng này.
- Sự linh động trong làm việc từ xa của văn phòng ảo
- Hạn chế tối đa chi phí doanh nghiệp
- giải pháp dài hạn hiệu quả
Sự linh động trong làm việc từ xa của văn phòng ảo
Khi dịch bệnh Covid-19 đã thúc đẩy các hình thức làm việc phi tiếp xúc, hạn chế giao tiếp gần như truyền thống. Mô hình văn phòng ảo tạo cơ hội cho mọi người làm việc bất cứ khi nào họ muốn từ bất cứ nơi nào.
Calbee, một trong những doanh nghiệp lớn nổi tiếng trong lĩnh vực sản xuất đồ ăn nhẹ của Nhật Bản đã tiến hành áp dụng vô thời hạn phương thức làm việc từ xa, với khoảng trên 800 nhân viên làm việc tại nhà.
Điều này buộc tất cả các nhân viên cần phải thay đổi phương thức làm việc, chứ không chỉ đơn thuần là làm tại nhà những gì họ làm ở văn phòng, vì vậy một một số nhân viên của họ lại mất thời gian để làm quen với môi trường mới. Nhưng có một điều bất ngờ là hầu hết các nhân viên đều phản ứng rất tốt với thay đổi này và hiệu suất công việc của họ không hề bị ảnh hưởng mà còn tăng cao đột biến.
Thực tế việc làm việc từ xa đã phát triển rất lâu nhưng trong thời gian này nó được ưu tiên mạnh mẽ hơn. Chính vì vậy mô hình văn phòng ảo được thiết lập cho phép bạn hoàn toàn có thể điều khiển công việc từ xa, mà vẫn duy trì dòng chảy doanh nghiệp hàng ngày.
Trong khi bạn hoàn toàn không cần đến văn phòng hàng ngày, ở nhà và tập trung vào những ý tưởng, mục tiêu phát triển doanh nghiệp thì văn phòng ảo chuyên nghiệp sẽ đại diện công ty bạn xử lý nhanh chóng sắp xếp công việc cơ bản về thư từ, truyền đạt thông tin, duy trì hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp đối với các khách hàng và đối tác của công ty bạn.
Hạn chế tối đa chi phí doanh nghiệp
Trong thời gian này các công ty lớn có nguồn tài chính ổn định vẫn có thể duy trì được trụ sở cho nhân viên, nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ và tư nhân khó có thể đứng vững khi tài chính bị ảnh hưởng nặng nề. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào họ có thể đảm bảo song song được dòng chảy hoạt động của công ty, nguồn tài chính cũng như nhân sự?
Dịch vụ văn phòng ảo là đáp án hoàn hảo cho câu hỏi này. Khi văn phòng ảo cho phép các công ty có một địa chỉ kinh doanh thực hợp pháp với một trụ sở đại diện được đặt tại tòa nhà hạng A trong các thành phố lớn để liên lạc và truyền thông, tiếp đối tác… nhưng không cần đến một không gian văn phòng thực tế hay phải tốn chi phí xây dựng văn phòng.
Vì vậy các chủ doanh nghiệp không phải tốn chi phí đầu tư tài sản cố định như nội thất, thiết bị .. do đó tỷ lệ rủi ro đầu tư thấp. Cùng với hợp đồng cho thuê văn phòng ảo giá rẻ trung bình chỉ khoảng từ 480.000 VND – 1.500.00 VND/tháng, các doanh nghiệp sẽ có ngay một văn phòng đại diện tiện nghi cao cấp được hỗ các dịch vụ.
- Địa chỉ doanh nghiệp đẹp cạnh các tuyến đường huyết mạch trong thành phố
- Bảng tên được đặt tại sảnh tầng tòa nhà cao cấp hạng A
- Bộ phận hõ trợ, lễ tân chuyên nghiệp sẽ tiếp tiếp nhận thư, thông tin và quản lý bưu phẩm của bạn.
- Các tiện ích đi kèm như máy in, photo, phòng họp,v.v
- Khu vực tiếp khách chung chuyên nghiệp, riêng tư, lịch sự.
- Hỗ trợ doanh nghiệp mới đăng ký kinh doanh
Chỉ điểm sơ qua các dịch vụ cung cấp trên dịch vụ văn phòng ảo đã loại bỏ gánh nặng lớn cho các doanh nghiệp khoản chi phí vận hành cố định. Văn phòng ảo còn giúp cắt giảm đi nhiều khoản trợ cấp cho nhân viên như trợ cấp đi lại, xăng xe hay tăng ca tại văn phòng.
Văn phòng ảo – giải pháp dài hạn hiệu quả
Là một giải pháp ngắn hạn, văn phòng ảo chắc chắn giúp bạn duy trì và ổn định kinh tế trong những ngày này. Nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ cũng đang chuyển hướng qua loại dịch vụ văn phòng ảo này.
Đặt một câu hỏi ngược lại rằng, khi vắc-xin được sử dụng rộng rãi và dịch bệnh Covid-19 chấm dứt thì các chủ doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có quay ngược trở về loại hình văn phòng truyền thống?
Một CEO tmà chúng tôi có cơ hội trò chuyện cùng đã nói rằng, khi đại dịch lên đỉnh điểm tại Việt Nam để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên cũng như tiếp kiệm chi phí duy trì hoạt động ổn định của công ty.
Anh đã quyết định sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại Quận 1 giá rẻ tại TP Hồ Chí Minh như một giải pháp tạm thời, nhưng kết quả ngoài mong đợi khi nhân viên của anh thích nghi rất nhanh chóng và cũng tràn đầy tinh thần trách nhiệm với công việc dù mỗi người một nơi. Đặc biệt việc trao đổi thông tin với khách hàng và đối tác không hề bị bất cập hay cả khi có nhu cầu gặp khách hàng. Anh đã suy nghĩ việc sẽ tiếp tục sử dụng mô hình dịch vụ văn phòng ảo này trong các năm tiếp theo.
Tuy nhiên, trên thực tế chúng ta thấy không phải tất cả mọi người, các doanh nghiệp đều có thể thích nghi hay có thể làm việc từ xa. Những nhân viên và người lao động chân tay vẫn sẽ phải đi làm trực tiếp tại văn phòng, công trường, xí nghiệp, nhà hàng,v.v.
Không nghi ngờ gì khi không gian làm việc kết hợp sẽ phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai. Một số nhân viên vẫn sẽ làm việc tại nhà, một số khác vẫn làm việc tại văn phòng. Chính vì vậy các đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo uy tín luôn điều chỉnh phù hợp và linh hoạt các gói cước dịch vụ, khi đang thuê một gói văn phòng ảo bạn cũng sẽ dễ dàng chuyển đổi thành gói chỗ ngồi làm việc hay văn phòng trọn gói mà không cần chuyển đổi địa chỉ kinh doanh. Đây chính là điểm đảm bảo rằng dịch vụ văn phòng ảo không chỉ là một giải pháp ngắn hạn cho các chủ doanh nghiệp, văn phòng ảo là giải pháp dài hạn thật sự tối ưu.
Xu thế và nền kinh tế hiện tại của thế giới đòi hỏi mỗi một doanh nghiệp đều phải xây dựng được sự chuyên nghiệp, luôn luôn mạnh dạn đổi mới thì mới có thể tồn tại và phát triển trong một thị trường quá nhiều cạnh tranh nhất là trong khoảng thời gian khung hoảng về kinh tế như hiện
THAM KHẢO THÊM:
Tại sao nên sử dụng Văn phòng thông minh/ Văn phòng chia sẻ?
