VĂN PHÒNG CHIA SẺ – XU HƯỚNG LÀM VIỆC MỚI 2024

Văn phòng chia sẻ (Shared office) hay còn được gọi là coworking space là mô hình dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc trong một không gian chung. Tại đây, các doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các tiện ích như một văn phòng truyền thống cơ bản nhưng chi phí đầu tư vô cùng thấp. Nhờ đó, văn phòng chia sẻ là một trong những lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp.

1. Các loại mô hình văn phòng chia sẻ hiện nay

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam không ngừng phát triển mạnh mẽ. Do đó, Văn phòng chia sẻ đã mang đến nhiều loại hình cho thuê đa dạng để đáp ứng được nhu cầu của nhiều doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Dưới đây là một số loại mô hình phổ biến.

1.1. Chỗ ngồi linh hoạt

• Đặc điểm: là loại hình thuê ngắn hạn theo giờ, theo ngày, theo tháng, không cố định.

• Đối tượng phù hợp: 

• Các freelancer, kinh doanh tự do muốn có không gian làm việc mới mẻ, sáng tạo
• Cá nhân hoặc nhóm bạn muốn có không gian rộng rãi, thoáng mát để thực hiện dự án, chạy deadline.
• Các doanh nghiệp, công ty nhỏ gặp gỡ đối tác, khách hàng

• Các tiện ích được sử dụng:

• Sử dụng thoải mái các khu vực chung: sảnh tiếp khách, pantry, phòng họp….
• Miễn phí sử dụng máy in, máy scan, máy photocopy.
• Miễn phí máy lạnh, điện nước, cà phê. trà ….
• Internet wifi tốc độ cao, không bị giới hạn số lượng kết nối.

1.2. Chỗ ngồi cố định:

• Đặc điểm: là loại hình thuê có chỗ ngồi, vị trí cố định trong văn phòng, người thuê sẽ sử dụng toàn thời gian trong thời hạn lâu dài theo tháng.Tại đây, bạn sẽ có một bàn làm việc cá nhân trong không gian làm việc chung mới các doanh nghiệp, cá nhân khác.

• Đối tượng phù hợp:

• Freelancers, startup muốn có một vị trí ngồi làm việc cố định
• Các doanh nghiệp, công ty nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện ở việt nam nhưng không có nhân viên đến làm việc.
• Các công ty, doanh nghiệp  nhỏ và vừa mới thành lập hoặc mở thêm chi nhánh

• Các tiện ích được sử dụng:

• Sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh để giao dịch, nhận thư từ và bưu phẩm.
• Sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp tiêu chuẩn, hiện đại và sang trọng có đầy đủ trang thiết bị: máy chiếu, bảng viết…
• Bảng tên được đặt ngay sảnh văn phòng cho thuê
• Nước uống (trà, cà phê, nước lọc).
• Sử dụng thoải mái các khu vực chung
• Được lắp đặt điện thoại bàn, miễn phí sử dụng máy in, máy scan, máy photocopy

1.3. Văn phòng trọn gói:

• Đặc điểm: Đây là hình thức cho thuê văn phòng làm việc với diện tích nhỏ, có không gian độc lập và đáp ứng được tất cả các nhu cầu của khách hàng (tối đa khoảng 15 người).
• Đối tượng phù hợp:

• Các doanh nghiệp, công ty có quy mô nhỏ
• Các startup vừa bắt đầu phát triển sự nghiệp

• Các tiện ích được sử dụng:

• Sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh để giao dịch, nhận thư từ và bưu phẩm.
• Sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp tiêu chuẩn, hiện đại và sang trọng có đầy đủ trang thiết bị: máy chiếu, bảng viết…
• Bảng tên được đặt ngay sảnh văn phòng cho thuê.
• Đặt biển hiệu công ty tại tòa nhà giúp khách hàng dễ dàng nhận ra và tin tưởng.
• Nước uống (trà, cà phê, nước lọc).
• Sử dụng thoải mái các khu vực chung
• Được lắp đặt điện thoại bàn, miễn phí sử dụng máy in, máy scan, máy photocopy

2. Ưu và nhược điểm khi sử dụng văn phòng chia sẻ

Mặc dù văn phòng chia sẻ đang là mô hình đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, vẫn có một số ưu điểm và nhược điểm như sau:

2.1. Ưu điểm: Việc sử dụng mô hình văn phòng chia sẻ đem lại khá nhiều lợi ích và thuận tiện cho doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm được một khoản chi phí xây dựng và setup văn phòng
• Được trang bị đầy đủ tất cả trang thiết bị hiện đại và đội ngũ nhân sự hỗ trợ chuyên nghiệp và các tiện ích dịch vụ đi kèm
• Địa chỉ kinh doanh ngay trung tâm nhưng không mất quá nhiều chi phí
• Mở rộng mối quan hệ, hợp tác kinh doanh
• Sở hữu không gian làm việc hiện đại, thời gian làm việc linh hoạt

2.2. Nhược điểm: Ngoài những lợi ích mà văn phòng chia sẻ mang lại, còn nhiều hạn chế mà doanh nghiệp cần biết:

• Tất cả phòng sẽ được xây dựng và thiết kế sẵn, do đó các doanh nghiệp sẽ không được tự do thiết kế theo phong cách riêng của chính mình
• Không đáp ứng được cho các doanh nghiệp lớn, agency 
• Không đáp ứng được cho các doanh nghiệp cần bãi kho hoặc nhà máy sản xuất.
• Phải làm việc theo thời gian quy định của bên cho thuê văn phòng, OT phải thông báo trước.

3. Những lưu ý mà doanh nghiệp cần biết khi thuê văn phòng chia sẻ

3.1. Xác định nhu cầu sử dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu về chi phí, nhân sự, mục đích sử dụng … để lựa chọn loại hình phù hợp

3.2. Chi phí: Nên tham khảo nhiều văn phòng chia sẻ khác nhau để chọn lựa mức giá phù hợp với kinh phí của doanh nghiệp. Ngoài ra, cần lưu ý thêm những chi phí phát sinh.

3.3. Dịch vụ, tiện ích đi kèm: Kiểm tra kỹ các dịch vụ hỗ trợ đi kèm với chi phí thuê để đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.

3.4. Không gian làm việc:

• Tham quan trực tiếp văn phòng chia sẻ để đánh giá môi trường làm việc, văn hóa cộng đồng doanh nghiệp và xem xét xem nó có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn hay không.
• Nên lựa chọn không gian làm việc tươi mát, thoải mái để tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên.

3.5. Vị trí:

• Nên lựa chọn văn phòng được đặt ở trung tâm thành phố để việc di chuyển được dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, vị trí cũng là một trong yếu tố quan trọng gây ấn tượng và uy tín với khách hàng của doanh nghiệp.
• Tránh thuê những văn phòng quá xa chỗ ở của nhân viên, điều này sẽ làm rất mất thời gian và gây mệt mỏi cho nhân viên, làm giảm hiệu suất làm việc.

3.6. Đọc kỹ hợp đồng: Nên đọc kỹ hợp đồng thuê, đặc biệt là các điều khoản về thời hạn thuê, chi phí cọc, chi phí thuê, chi phí phát sinh, dịch vụ hỗ trợ, điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán để tránh những rủi ro pháp lý.

Văn phòng chia sẻ không chỉ là giải pháp về không gian, mà còn là một chiến lược toàn diện giúp các doanh nghiệp lớn tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và phát triển bền vững.

Tóm lại, trên đây là những thông tin cần thiết về mô hình văn phòng chia sẻ. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố để đưa ra quyết định và lựa chọn được một không gian làm việc phù hợp, tối ưu hiệu quả, nâng cao hiệu suất công việc và xây dựng môi trường làm việc lý tưởng cho chính doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Cho thuê văn phòng làm việc riêng “chi phí nhỏ – Lợi ích lớn”